De Bijloke vindt haar oorsprong in de samenwerking sinds 3 september 1997 tussen de Dienst Stadsconcerten en de vzw Bijlokeconcerten (waarin zes Vlaamse muziekensembles zich verenigd hadden). Verschillende partners achtten het echter wenselijk dat de werking van de stedelijke concertzaal efficiënter en haar uitstraling groter werden, met het oog op de verdere versterking van het concertleven in Gent. Men besloot om het adequaat beheer en de uitbating van de concertzaal, en daarenboven de programmatie van de muzikale initiatieven van de Stad Gent en van derden toe te vertrouwen aan een nieuwe gemeentelijke vzw. Zo werd De Bijloke oorspronkelijk onder de naam vzw Stedelijke Concertzaal De Bijloke opgericht op 23 november 1998. In datzelfde jaar werd ook een beheersovereenkomst afgesloten tussen de Stad Gent en betrokken vzw aangaande het beheer van de stedelijke concertinfrastructuur ‘De Bijloke’ en het programmeren en produceren van de stedelijke concerten.
Met een aanpassing van de statuten van de Bijloke in 2007 werd o.m. een naamswijziging doorgevoerd. De naam van de vereniging werd gewijzigd van ‘Stedelijke Concertzaal de Bijloke’ in ‘Muziekcentrum De Bijloke’. De term ‘muziekcentrum’ dekte immers veel beter de lading dan ‘concertzaal’.
De huidige (bestuurs)organen van deze vzw zijn uit een vertegenwoordiging van de Stad Gent en uit vertegenwoordigers van het culturele/het socio-culturele middenveld van Gent samengesteld.
De Stad Gent heeft momenteel een meerderheid van de stemmen in de Algemene vergadering (9 versus 6) en in de Raad van bestuur (9 versus 2).
De statuten van deze culturele instelling beantwoordden tot dusver reeds in belangrijke mate aan de voorschriften van het Gemeentedecreet.
De vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent (verder: De Bijloke) is belast met beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang.
Volgens art 225 § 3 van het Gemeentedecreet wordt vermoed dat de rechtspersoon door de gemeente is opgericht met welbepaalde taken van gemeentelijk belang als hij aan één van de volgende voorwaarden voldoet:
Met 9/15 stemgerechtigde vertegenwoordigers van de gemeenteraad in de Algemene vergadering en met 9/11 stemgerechtigde vertegenwoordigers van de gemeenteraad in de raad van bestuur, beantwoordt de stedelijke vzw momenteel in elk geval aan de eerste twee voorwaarden.
Conform de door het Gemeentedecreet vooropgestelde vermoedens mag er bijgevolg geconcludeerd worden dat de huidige stedelijke vzw De Bijloke een entiteit is, belast met welbepaalde taken van gemeentelijk belang.
Inhoudelijk blijkt dit gemeentelijk belang overigens ook uit de strategische planning van de Stad Gent.
Derhalve dient vzw De Bijloke haar statuten aan te passen teneinde deze in overeenstemming te brengen met de bepalingen van het Gemeentedecreet.
Artikel 245, § 2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de beslissing over de oprichting of deelname aan een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm dient te gebeuren op grond van een door het college van burgemeester en schepenen opgemaakt verslag waarin de voor- en nadelen van de extern verzelfstandiging in de gekozen rechtsvorm worden afgewogen.
Tevens dient te worden aangetoond dat het beheer binnen de rechtspersoonlijkheid van de Stad (dit is onder de vorm van een stadsdienst of een intern verzelfstandigd agentschap) of in de vorm van een autonoom gemeentebedrijf niet de vereiste voordelen kan bieden.
Gelet op de vereiste flexibiliteit inzake personeelsbeleid (grote kern vrijwilligers, mogelijkheid vlot contractuele medewerkers en projectmedewerkers aan te trekken), de bijzondere BTW problematiek en de bepalingen van het Cultuurpactdecreet, in het bijzonder de keuze voor een samenstelling van de bestuursorganen overeenkomstig artikel 9b, waarbij vertegenwoordigers van de gebruikers en de ideologische strekkingen vertegenwoordigd zijn in de raad van bestuur, is het behoud van de rechtsvorm van een “vzw” met een omvorming naar een extern verzelfstandigd agentschap van de Stad Gent, de meest geschikte rechtsvorm.
Voor meer detail wordt verwezen naar de in bijlage gevoegde motiveringsnota “Omvorming stedelijke vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent naar een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm (EVA-vzw)”, waar meer in het detail wordt uiteengezet waarom de rechtsvorm van een intern verzelfstandigd agentschap of een autonoom gemeentebedrijf niet de vereiste voordelen kan bieden.
Door de voorgenomen omvorming naar een EVA-vzw wordt de controle door de stad Gent nog directer dan thans het geval. Zo zullen in de toekomst de beslissingen die door de algemene vergadering zullen worden genomen, voorafgaandelijk aan de gemeenteraad moeten worden voorgelegd.
Na de omvorming naar een EVA-vzw zullen alle vertegenwoordigers van de Stad gemeenteraadsleden zijn (cfr. artikel 246 § 2 van het Gemeentedecreet).
Tevens zal na de omvorming naar een EVA-vzw de voordracht van de vertegenwoordigers van de Stad Gent in de raad van bestuur dienen te gebeuren volgens de criteria vastgelegd in artikel 236, § 2, derde en vierde lid van het Gemeentedecreet (zoals deze ook gelden voor autonome gemeentebedrijven). Elke fractie zal in de raad van bestuur vertegenwoordigd zijn; maximum twee derden van de bestuurders mag tot hetzelfde geslacht behoren.
Omvormingstermijn
De vzw De Bijloke dient haar werking en statuten, overeenkomstig artikel 310 van het Gemeentedecreet van het Gemeentedecreet, in overeenstemming te brengen de bepalingen van het Gemeentedecreet, dit uiterlijk op 1 januari 2014.
Overeenkomst tussen de stad Gent en vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent
Ingevolge de omvorming van de vzw De Bijloke naar een EVA-vzw dient een nieuwe overeenkomst te worden afgesloten, met name een samenwerkingsovereenkomst betreffende de uitvoering van de toevertrouwde taken van gemeentelijk belang (dit overeenkomstig artikel 247 van het Gemeentedecreet).
De samenwerkingsovereenkomst met de EVA-vzw zal ten gepaste tijde aan de gemeenteraad voorgelegd worden.
Stappenplan
De omvorming van de vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent naar een EVA-vzw impliceert volgend stappenplan:
1. Goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen van een verslag waarin de voordelen van de externe verzelfstandiging (c.q. omvorming naar een EVA-vzw) worden aangetoond;
2. Gemeenteraadsbeslissing tot omvorming van de vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent naar een EVA-vzw en goedkeuring van de voorgenomen statutenwijziging;
3. Verzending naar de Vlaamse Regering van de gemeenteraadsbeslissing tot omvorming van vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent naar een EVA-vzw, dit binnen de dertig dagen na de beslissing.
4. Principiële goedkeuring van het voorstel tot statutenwijziging door de algemene vergadering van de vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent;
5. Goedkeuring door de Vlaamse Regering of het verstrijken van de goedkeuringstermijn van 100 dagen;
6. Gemeenteraadsbeslissing tot aanduiding van vertegenwoordigers van de stad Gent in de algemene vergadering en voordracht van vertegenwoordigers in de raad van bestuur;
7. Gemeenteraadsbeslissing tot goedkeuring van een samenwerkingsovereenkomst met de EVA-vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent;
8. Goedkeuring door de algemene vergadering van de vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent van de statutenwijziging en benoeming van de nieuwe bestuurders voorgedragen door de Stad Gent.
9. Goedkeuring door de gemeenteraad en de raad van bestuur van de vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent van de samenwerkingsovereenkomst tussen Stad Gent en de vzw. Vervolgens, ondertekening van de deze samenwerkingsovereenkomst;
10. Neerlegging op de griffie van de rechtbank van Koophandel van de statutenwijziging en het ontslag en benoeming van bestuurders (voorgedragen door de Stad Gent).
Keurt goed, de omvorming van de vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent naar een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm.
Keurt goed, de voorgestelde statutenwijziging van vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent, zoals gevoegd in bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
Keurt goed, de motiveringsnota “Omvorming stedelijke vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent naar een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm (EVA-vzw)".