Terug
Gepubliceerd op 07/04/2021

2021_GRMW_00390 - Overeenkomst betreffende coördinatie werven Gent-Noord - Goedkeuring

commissie mobiliteit, openbaar domein, economie en werk (MOW)
di 13/04/2021 - 19:00 Digitale zitting
Datum beslissing:

Samenstelling

Bevoegde schepen

Filip Watteeuw
2021_GRMW_00390 - Overeenkomst betreffende coördinatie werven Gent-Noord - Goedkeuring 2021_GRMW_00390 - Overeenkomst betreffende coördinatie werven Gent-Noord - Goedkeuring

Motivering

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Voorgestelde uitgaven

€ 90.750,00

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

De partijen in voorliggende samenwerkingsovereenkomst, namelijk De Werkvennootschap nv van publiek recht (DWV), De Vlaamse Waterweg nv (DVW), de Stad Gent, het Vlaams Gewest -  Agentschap Wegen en Verkeer - Oost-Vlaanderen (AWV), de TMVW en de cvba Fluvius, hebben heel wat weg-, infrastructuur- en nutswerken gepland ten noorden van Gent en omgeving voor de periode 2021-2028.

Het onderling afstemmen en coördineren van de werken, alsook het stroomlijnen en opvolgen van de communicatie ervan, is noodzakelijk om de bereikbaarheid van/naar/over Gent, de deelgemeenten en de gemeenten ten noorden van Gent (regio Gentse Kanaalzone) te garanderen. Tevens is het noodzakelijk om de hinder voor de multimodale weggebruikers, bedrijven, lokale handelaren, scholen en bewoners zo veel mogelijk te beperken. Deze uitdagingen worden gevat onder ‘Minder Hinder Werven Gent-Noord’.

De partijen wensen hiervoor een structurele samenwerking op te zetten, ondersteund door een dienstverlener.

DWV heeft, na overleg met de andere partijen en in toepassing van artikel 48 Wet Overheidsopdrachten 2016 (“occasioneel gezamenlijke opdracht”), een bestek uitgeschreven voor de opdracht van deze dienstverlener, met name teneinde te voorzien in een projectcoördinator die instaat voor de coördinatie van de communicatie in het kader van de geplande werken en de partijen kan samenbrengen in het kader van het minder-hindermanagement opdat de werven op elkaar kunnen afgestemd worden. In deze overeenkomst worden samenwerkingsmodaliteiten afgesproken en worden de verbintenissen van de partijen verduidelijkt.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

Hiertoe werd de samenwerkingsovereenkomst betreffende coördinatie werven Gent-Noord opgemaakt.

Doel van de overeenkomst:

Deze overeenkomst heeft tot doel de afspraken vast te leggen tussen de partijen met betrekking tot de samenwerking rond ‘Minder Hinder Werven Gent-Noord’ (deelname aan overlegstructuren, inbreng van informatie en middelen, afstemming van verschillende werken, …) ter uitbouw van een gestroomlijnde gestructureerde communicatie rond Minder Hinder in relatie tot het geheel van uit te voeren weg-, infrastructuur- en nutswerken in de regio Gentse Kanaalzone in de periode 2021-2028, en dit met het oog op een doelmatige en efficiënte realisatie van de projecten van de partijen.

Projectcoördinatie: 

DWV heeft een overheidsopdracht uitgeschreven voor het aanstellen van een externe dienstverlener voor de projectcoördinatie (hierna: projectcoördinator). De leidend ambtenaar voor deze overheidsopdracht maakt deel uit van DWV.

Vergoeding:

 De vergoeding van de projectcoördinator, die moet instaan voor de coördinatie en communicatie van Gent-Noord, wordt gemeenschappelijk gefinancierd door de partijen.

Het geraamde budget voor deze coördinatieopdracht is 150.000,00 euro excl. btw  op jaarbasis.

Voor deze financiering wordt de volgende verdeelsleutel toegepast: 

  • DWV: 50 %
  • DVW: 10 %
  • De Stad Gent: 10 %
  • AWV : 10 % 
  • TMVW : 10 % 
  • Fluvius : 10 % 

Indien het jaarlijkse bedrag van de totale opdracht hoger ligt dan 150.000,00 euro excl. btw, wordt een akkoord voor deze budgetverhoging voorgelegd aan de stuurgroep.

Indien het bedrag van de totale opdracht per jaar hoger ligt dan 150.000,00 euro excl. btw, en het akkoord voor deze verhoging werd verkregen van de stuurgroep, dan wordt de volgende verdeelsleutel toegepast, voor het bedrag bovenop de eerste 150.000,00 euro: 

  • DWV: 75 %
  • DVW: 5 %
  • De Stad Gent: 5 %
  • AWV : 5 % 
  • TMVW : 5 %
  • Fluvius : 5 %

Betalingsmodaliteiten:

DWV zal instaan voor de betaling van de aan te stellen dienstverlener, de andere partijen storten hun bijdrage voor het project (zie verdeelsleutel) door aan DWV. De afrekening van de projectcoördinator zal jaarlijks ter goedkeuring worden voorgelegd aan de stuurgroep. De partijen (buiten DWV) engageren zich om na de goedkeuring van de afrekening door de stuurgroep binnen de maand hun financiële bijdrage aan DWV over te maken. 

Inwerkingtreding en looptijd:

Huidige overeenkomst gaat in vanaf 1 mei 2021 en loopt tot 31 december 2023. 

Vóór het verstrijken van deze overeenkomst beslissen de partijen binnen de stuurgroep in consensus of zij deze overeenkomt al dan niet voortzetten, waarna deze overeenkomst telkens, behoudens uitdrukkelijke beëindiging door alle partijen, stilzwijgend wordt verlengd met één jaar waarbij elke partij haar deelname aan deze overeenkomst jaarlijks kan opzeggen met een opzegtermijn van 3 maanden. 

Indien één partij haar deelname in deze overeenkomst beëindigt zal deze overeenkomst worden voortgezet tussen de overblijvende partijen.

In geval van opzegging door een partij wordt de deelname van die partij in de vergoeding van de projectcoördinator omgeslagen over de resterende partijen in overeenstemming met onderlinge verhoudingen van hun deelname in die vergoeding, hetgeen resulteert in een proportionele toename van het aandeel in die ten laste neming van die vergoeding.

In elk geval eindigt deze overeenkomst op datum van beëindiging van het project R4 West en Oost van De Werkvennootschap.

Overzicht van de uitgaven

Dienst*
Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen 
Budgetplaats  349125100
Categorie*
2022 € 18.150,00 
2023€ 18.150,00 
2024€ 18.150,00
2025€ 36.300,00 
Totaal € 90.750,00 

Verwachte ontvangsten

€ 0,00

Activiteit

AC34912 Uitvoering en toezicht op werken: integrale heraanleg of nieuwbouw

Besluit

Artikel 1

Keurt goed de overeenkomst betreffende coördinatie werven Gent-Noord met De Werkvennootschap nv van publiek recht (DWV), De Vlaamse Waterweg nv (DVW), het Vlaams Gewest -  Agentschap Wegen en Verkeer - Oost-Vlaanderen (AWV), TMVW en de cvba Fluvius.


Bijlagen

  • overeenkomst
  • Bijlage 2 - Charter werftransport Stad Gent
  • Bijlage 1 - Bestek Coördinatie Minder Hinder Werven Gent-Noord