Terug
Gepubliceerd op 19/02/2021

2021_GRMW_00245 - In huur nemen van hal 2 van het complex Flanders Expo voor de inrichting van een centraal vaccinatiecentrum - Goedkeuring

commissie milieu, personeel en FM (MPF)
di 23/02/2021 - 19:00 Digitale zitting
Datum beslissing:

Samenstelling

Bevoegde schepen

Rudy Coddens
2021_GRMW_00245 - In huur nemen van hal 2 van het complex Flanders Expo voor de inrichting van een centraal vaccinatiecentrum - Goedkeuring 2021_GRMW_00245 - In huur nemen van hal 2 van het complex Flanders Expo voor de inrichting van een centraal vaccinatiecentrum - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, Titel VIII 'Huur'.

Voorgestelde uitgaven

€ 773.625,42

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

Het coronavirus COVID-19 heeft zich over gans Europa verspreid. Ook in België is het virus opgedoken.

Op dit moment draait de vaccinatie van bewoners en personeel in woonzorgcentra op volle toeren. Nadien komt het ziekenhuispersoneel aan de beurt. Huisartsen, bewoners en personeel van andere collectieve zorgvoorzieningen zullen vanaf februari gevaccineerd worden. Vanaf maart hoopt men nog steeds dat de vaccinatie van 65-plussers en risicopatiënten kan gebeuren. Vanaf april zullen de mensen met een essentieel beroep aan bod komen en de rest van de bevolking (18+) mag hopelijk vanaf juni op een vaccin rekenen.

Begin januari 2021 werd besloten om hiervoor lokale vaccinatiecentra in te richten. De Stad Gent wil voor alle Gentenaars één grote locatie hiervoor voorzien. Op basis van mobiliteit, toegankelijkheid, parkeermogelijkheden, voorzieningen, grootte en expertise heeft het vooronderzoek geresulteerd in contacten tot het in huur nemen van een hal van het complex 'Flanders Expo'. In zitting van 12 januari 2021 werd door het college van burgemeester en schepenen het engagement aangegaan om een hal te huren en hierover verdere gesprekken aan te gaan.

Initieel werd hal 7 gereserveerd, maar uit verder onderzoek en in samenspraak met Easyfairs (Flanders Expo), het IVA Mobiliteitsbedrijf en de toegankelijkheidsambtenaar was het beter om het vaccinatiecentrum in hal 2 in te richten. Deze verandering werd in zitting van 21 januari 2021 door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurd. Tevens heeft het college van burgemeester en schepenen beslist om bij Easyfairs de standenbouw en bijhorend meubilair, de nutsvoorzieningen in de hal, de bewaking en de huur van containers voor de opslag van de vaccins, alsook voor extra sanitair voor de bezoekers, af te nemen. De schoonmaak en de facilitaire dienstverlening, het eten en het ICT-materiaal zullen via eigen raamovereenkomsten en raamovereenkomsten van District09 verlopen.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

In de afgelopen periode werden de gesprekken met Easyfairs voortgezet wat betreft de modaliteiten van de definitieve overeenkomst.

Nv Easyfairs Belgium, Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem, én nv Easyfairs International, Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Brussel, zijn bereid om hal 2 van het complex 'Flanders Expo' ter beschikking te stellen onder de volgende modaliteiten:

  • De periode van terbeschikkingstelling loopt van 25 januari 2021 tot en met 30 september 2021.
  • Een verhoging van de capaciteit of een verlenging van de periode wordt op basis van de beschikbaarheid en in verder overleg uitgewerkt.
  • Naast de terbeschikkingstelling van de ruimte(n) wordt ook een uitgebreid pakket aan rechtstreeks aan de huur verbonden diensten afgenomen, zoals nutsvoorzieningen,  gebruik sanitair, verzekering, noodgenerator, containers, internet, afvalophaling.
  • De vergoeding voor de ruimten bedraagt € 286.698,60, excl. 21% btw.
  • De vergoeding voor de diensten bedraagt € 352.661,25, excl. 21% btw.
  • De vergoeding voor de diensten wordt afgerekend volgens het effectieve aantal dagen dat deze geleverd worden.
  • De vergoeding voor de ruimten zal gefactureerd worden door nv Easyfairs Belgium. De vergoeding voor de diensten zal gefactureerd worden door nv Easyfairs International.
  • De facturatie gebeurt als volgt: een factuur ten belope van € 250.000,00, excl. 21% btw, voor een aantal vaste kosten bij aanvang van de overeenkomst, vervolgens een maandelijkse verrekening op basis van de effectief geleverde prestaties.

Naast hal 2 wordt ook permanent gebruik gemaakt van burelen aan deze hal en de foyer met sanitair aan hal 1. Daarnaast zal de Stad Gent haar eigen parkeerterreinen, in beheer van het IVA Mobiliteitsbedrijf, gebruiken om de burgers gratis te laten parkeren.

De Dienst Vastgoed heeft de voorgestelde modaliteiten onderzocht. De gevraagde vergoedingen zijn marktconform.

Door middel van dit besluit wordt het sluiten van de definitieve overeenkomst ter goedkeuring voorgelegd.

Overzicht van de uitgaven

Dienst* Vastgoed
Budgetplaats 3472500CO
Categorie* E
Subsidiecode ABB-VC-PEN
2021 773.625,42
Totaal 773.625,42


Het betreft aan Easyfairs te betalen vergoedingen voor de ruimten en de diensten, alsook 21% btw. De vergoeding voor de ruimten is geraamd op € 286.698,60, excl. 21% btw. De vergoeding voor de diensten is geraamd op € 352.661,25, excl. 21% btw. Dit geeft een totaal van € 639.359,85, excl. 21% btw.
De vergoeding voor de ruimten zal gefactureerd worden door nv Easyfairs Belgium. De vergoeding voor de diensten zal gefactureerd worden door nv Easyfairs International.
De facturatie gebeurt als volgt: een factuur ten belope van € 250.000,00, excl. 21% btw, voor een aantal vaste kosten bij aanvang van de overeenkomst, vervolgens een maandelijkse verrekening op basis van de effectief geleverde prestaties.
Belangrijk is dat deze bedragen berekend werden op 12u/dag, 6d op 7d en dit voor de volledige periode van 25 januari 2021 tot en met 30 september 2021. De dagen dat het vaccinatiecentrum niet open is, zullen bepaalde diensten wegvallen of minder geleverd moeten worden. Het bijsturen van de diensten zal steeds gebeuren op basis van de bekomen eenheidsprijzen.

In vorige besluitvorming d.d. 12/01 bij het aangaan van het engagement werd er reeds 500.000 euro voorzien voor de huur, alsook in het besluit d.d. 21/01 m.b.t. de facilitaire dienstverlening werd hiervoor 530.000 euro voorzien op basis van de totale geraamde afname via Easyfairs Belgium nv. 

Bijgevolg werden de vastgelegde budgetten verminderd op basis van de prijzen volgens bijgevoegde definitieve overeenkomst.  
Er werden hiervoor reeds volgende bestelbonnen vastgelegd: 4521000089 voor de huur en 4521000240 voor de dienstverlening.

Overzicht van de inkomsten

Vanuit de Vlaamse Overheid zou de Stad Gent een subsidie ontvangen voor de huur en de inrichting van een dergelijk vaccinatiecentrum. Het bedrag is echter nu nog niet gekend.

Verwachte ontvangsten

€ 0,00

Activiteit

AC34725 Juridische beheren, analyseren en rapporteren van de vastgoedcontracten en onteigeningen - FM Vastgoed

Besluit

Artikel 1

Keurt goed de overeenkomst te sluiten met nv Easyfairs Belgium, Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem,  én nv Easyfairs International, Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Brussel, met betrekking tot de huur van hal 2 van het complex Flanders Expo, gelegen te 9000 Gent, Maaltekouter 1, voor de duur van 8 maanden en 7 dagen, ingaande op 25 januari 2021 en eindigend op 30 september 2021, voor de inrichting van een centraal vaccinatiecentrum.


Bijlagen