Terug
Gepubliceerd op 15/09/2021

2021_GR_00116 - Overheidsopdracht van leveringen voor de aankoop van milieuvriendelijke lichte bestelwagens (SLS/2020/018-ID4870) - delegatie beslissingsbevoegdheid - Goedkeuring

commissie milieu, personeel en FM (MPF)
di 21/09/2021 - 19:00 Gemeenteraadszaal

Samenstelling

Bevoegde schepen

Annelies Storms
2021_GR_00116 - Overheidsopdracht van leveringen voor de aankoop van milieuvriendelijke lichte bestelwagens (SLS/2020/018-ID4870) - delegatie beslissingsbevoegdheid - Goedkeuring 2021_GR_00116 - Overheidsopdracht van leveringen voor de aankoop van milieuvriendelijke lichte bestelwagens (SLS/2020/018-ID4870) - delegatie beslissingsbevoegdheid - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

  • De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10° b

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

In zitting van de gemeenteraad van 28/09/2020 werd de aanvraag tot deelneming in het kader van het dynamisch aankoopsysteem voor de aankoop van milieuvriendelijke lichte bestelwagens (SLS/2020/018-ID4870) vastgesteld.

Deze procedure (dynamisch aankoopsysteem) met een uitvoeringstermijn van 4 jaar, verlengbaar tot 10 jaar, werd gekozen omdat de markt van milieuvriendelijke bestelwagens een zeer snel evoluerende markt is. Er is dus nood aan veel flexibiliteit tijdens de overheidsopdrachtenprocedure/uitvoering van de opdracht. Bovendien moeten we snel kunnen inspelen op bepaalde noden van onze interne diensten. 

Het dynamisch aankoopsysteem loopt als volgt: 

  • Procedure verloopt volgens de regels van de niet openbare procedure
  • Alle deelnemers die aan de selectiecriteria voldoen, worden toegelaten tot het (digitaal) systeem (iedereen die voldoet wordt toegelaten, er is geen beperking op het aantal deelnemers)
  • Nieuwe deelnemers kunnen tijdens de loop van de procedure (vb. na 2 jaar) nog worden toegelaten tot de procedure. Indien zij voldoen aan de selectiecriteria worden zij dus ook op de lijst geplaatst en worden voor de komende specifieke deelopdrachten aangeschreven.
  • Per specifieke deelopdracht wordt aan de kandidaten gevraagd om een offerte in te dienen. De best gerangschikte (op basis van de gunningscriteria die op voorhand worden vastgelegd) krijgt de specifieke deelopdracht gegund

Waarom wordt deze beslissing genomen?

De meeste specifieke opdrachten die zullen worden uitgeschreven in het kader van het dynamisch aankoopsysteem gaan het drempelbedrag, zoals vastgelegd onder het begrip 'dagelijks bestuur' (goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 22 januari 2018), overschrijden.

Om deze procedure op een zo optimaal mogelijke manier te kunnen benutten, is het bijgevolg noodzakelijk om de bevoegdheid omtrent het vaststellen van de voorwaarden van elke specifieke opdracht in deze overheidsopdracht te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen. Op die manier wordt de doorlooptijd van elke specifieke opdracht zo kort mogelijk gehouden. 

Volgende voorwaarden zijn verbonden aan deze delegatie:

1. Bij het uitoefenen van deze bevoegdheid zal rekening worden gehouden met alle voorwaarden en bepalingen die werden opgenomen in de aanvraag tot deelneming én de bepalingen zoals opgenomen in het bedrijfsvervoerplan dienstverplaatsingen.

2. Het college van burgemeester en schepenen rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de uitvoering van deze bevoegdheid. Een overzicht van de goedgekeurde specifieke opdrachten wordt overgemaakt.

3. Deze delegatie zal in werking treden op 1 oktober 2021.


In zitting van het college van burgemeester en schepenen van 10 juni 2021 werd de vaststelling van de voorwaarden (en de gunning) van de tweede specifieke opdracht, met een waarde hoger dan het voormelde drempelbedrag, reeds goedgekeurd. 

Door een administratieve onduidelijkheid kwam pas laattijdig aan het licht dat de voorwaarden van de tweede specifieke opdracht moesten worden voorgelegd aan de gemeenteraad. In de timing van het dossier werd hiermee geen rekening gehouden. Aangezien het noodzakelijk was om deze specifieke opdracht zo snel mogelijk in de bestelflow te krijgen zodat de voertuigen nog dit kalenderjaar geleverd konden worden en de continuïteit van onze dienstverlening verzekerd kon blijven, gebeurde de vaststelling van de voorwaarden (en de gunning) van de tweede specifieke opdracht in het college van 10 juni 2021, met de vermelding dat deze beslissing ter kennisname aan de gemeenteraad ging worden voorgelegd. 

Er wordt dan ook gevraagd aan de gemeenteraad om kennis te nemen van de voorwaarden van de specifieke opdracht 2. Het betreft hier de aankoop van elektrische voertuigen 'categorie 3: gemiddelde bestelwagen' ingericht als voertuigen voor personenvervoer (2 percelen)

  • Perceel 1: 4 elektrische voertuigen personenvervoer met een batterij (effectief gebruik) van minimaal 90Kwh
  • Perceel 2: minimaal 2 en maximaal 4 elektrische voertuigen personenvervoer met een batterij (effectief gebruik) van minimaal 75 Kwh.


Activiteit

AC34946 Professionaliseren van de aankooporganisatie

Besluit

Artikel 1

Stelt de delegatie van de bevoegdheid inzake het vaststellen van de voorwaarden van de specifieke opdrachten in het kader van het dynamisch aankoopsysteem voor de aankoop van milieuvriendelijke lichte bestelwagens vast als volgt:

1. De gemeenteraad delegeert de bevoegdheid voor het vaststellen van de voorwaarden van de specifieke opdracht in het kader van het dynamisch aankoopsysteem voor de aankoop van milieuvriendelijke lichte bestelwagens (SLS/2020/018-ID4870) aan het college van burgemeester en schepenen. 

2. Bij het uitoefenen van deze bevoegdheid zal rekening worden gehouden met alle voorwaarden en bepalingen die werden opgenomen in de aanvraag tot deelneming én de bepalingen zoals opgenomen in het bedrijfsvervoerplan dienstverplaatsingen.

3. Het college van burgemeester en schepenen rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de uitvoering van deze bevoegdheid. Een overzicht van de goedgekeurde specifieke opdrachten wordt overgemaakt.

4. Deze delegatie zal in werking treden op 1 oktober 2021.


Artikel 2

Neemt kennis van de voorwaarden van de specifieke opdracht 2 betreffende het leveren van elektrische voertuigen 'categorie 3: gemiddelde bestelwagen' ingericht als voertuigen voor personenvervoer (2 percelen)


Bijlagen

  • 20210419_DO_specifieke opdracht 2 - minibussen definitieve versie.pdf
  • 20210419_DO_Inventaris - Matrix onderhoud - specifieke opdracht 2 definitief.XLSX