2021_GR_00497 - In huur nemen van hal 2 van het complex Flanders Expo voor het inrichten van een centraal vaccinatiecentrum - Goedkeuring

Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, titel VIII 'Huur'.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Het coronavirus COVID-19 is nog niet bestreden. Daarom werd er beslist om aan de gehele bevolking een boosterprik te geven.

Hierdoor is er terug nood aan het opzetten van een centraal vaccinatiecentrum zoals tijdens de eerste vaccinatiecampagne. De Stad Gent wil terug voor alle Gentenaars hiervoor één grote locatie voorzien en dit op dezelfde plaats, met name hal 2 van het complex Flanders Expo.

De eerste vaccinatiedagen zijn voorzien vanaf december 2021.

In de maanden oktober en november 2021 werden dan ook opnieuw gesprekken met Easyfairs gevoerd wat betreft de modaliteiten van een nieuwe overeenkomst.

nv Easyfairs Belgium én nv Easyfairs International zijn terug bereid om hal 2 van het complex Flanders Expo ter beschikking te stellen onder de volgende modaliteiten:

• De periode van terbeschikkingstelling loopt van 22 november 2021 tot en met 30 april 2022.
• Op schriftelijk verzoek van de Stad uiterlijk 1 maand voorafgaand aan de vervaldag, wordt onderhavige overeenkomst telkens verlengd aan dezelfde voorwaarden, en dit voor de in het verzoek tot verlenging opgegeven periode en dit tot uiterlijk 31 augustus 2022. Indien na 31 augustus 2022 de overeenkomst alsnog dient te worden verlengd, dan wordt dit op basis van de beschikbaarheid en in verder overleg tussen partijen uitgewerkt. Voor elke verlenging wordt een addendum tussen Easyfairs en de Stad gesloten. Het sluiten van een dergelijk addendum kan door de Stad gebeuren met goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen en dit o.m. omwille van de onzekerheid om iedereen binnen de voorziene periode te kunnen vaccineren, de noodzakelijke tijdige aanlevering van de vaccins, ... 
• Naast de terbeschikkingstelling van de ruimte(n) wordt ook een uitgebreid pakket aan rechtstreeks aan de huur verbonden diensten afgenomen, zoals nutsvoorzieningen, gebruik sanitair, verzekering, noodgenerator, reiniging, bewaking.
• De vergoeding voor de ruimten bedraagt € 182.893,60.
• De vergoeding voor de ruimten zal gefactureerd worden door nv Easyfairs Belgium.
• De facturatie gebeurt als volgt: een factuur ten belope van € 75.000,00, te betalen in 2021; vervolgens een 3-maandelijkse verrekening op basis van de effectief geleverde prestaties, voor de eerste keer begin maart 2022.
• De vergoeding voor de diensten wordt afgerekend volgens het effectieve aantal dagen dat deze geleverd worden, zal gefactureerd worden door nv Easyfairs International en maakt deel uit van aparte besluitvorming.

Naast hal 2 wordt ook permanent gebruik gemaakt van burelen aan deze hal en de foyer met sanitair aan hal 1. Daarnaast zal de Stad Gent haar eigen parkeerterreinen, in beheer van het IVA Mobiliteitsbedrijf, gebruiken om de burgers gratis te laten parkeren.

De Dienst Vastgoed heeft de voorgestelde modaliteiten onderzocht. De gevraagde vergoedingen zijn marktconform.

Door middel van dit besluit wordt het sluiten van de overeenkomst ter goedkeuring voorgelegd.

Vlaanderen voorziet voor de uitgaven van het vaccinatiecentrum voor Stad Gent een subsidie van 2.654.350 euro. Dit is voor zowel de huur, zie besluiten via FM Vastgoed, als voor logistieke en facilitaire dienstverlening.”

Het betreft aan nv Easyfairs Belgium te betalen vergoedingen voor de ruimten.
De vergoeding voor de ruimten is geraamd op € 182.893,60.
De facturatie gebeurt als volgt: een factuur ten belope van € 75.000,00, te betalen in 2021; vervolgens een 3-maandelijkse verrekening op basis van de effectief geleverde prestaties, voor de eerste keer begin maart 2022.
De vergoeding voor de diensten maakt deel uit van aparte besluitvorming.
Belangrijk is dat deze bedragen berekend werden op 8u/dag, 5d op 7d en dit voor de volledige periode van 22 november 2021 tot en met 30 april 2022. De dagen dat het vaccinatiecentrum niet open is, zullen bepaalde prestaties wegvallen of minder geleverd moeten worden. Het bijsturen zal steeds gebeuren op basis van de bekomen eenheidsprijzen. Indien er beslist wordt om het vaccinatiecentrum langer open te houden, kan er gerekend worden met de vooropgestelde eenheidsprijzen.