Terug
Gepubliceerd op 29/06/2022

2022_GR_00643 - Samenwerkingsovereenkomst i.f.v. gebruik Magdadocumentendienst voor de uitgaande post - Goedkeuring

gemeenteraad
ma 27/06/2022 - 19:01 gemeenteraadszaal
Datum beslissing: ma 27/06/2022 - 19:17
Goedgekeurd

Samenstelling

Wie is verantwoordelijk voor deze materie?

Sofie Bracke

Aanwezig

Christophe Peeters, voorzitter; Mathias De Clercq, burgemeester; Filip Watteeuw, schepen; Sofie Bracke, schepen; Tine Heyse, schepen; Astrid De Bruycker, schepen; Sami Souguir, schepen; Bram Van Braeckevelt, schepen; Hafsa El-Bazioui, schepen; Evita Willaert, schepen; Rudy Coddens, schepen; Johan Deckmyn; Karin Temmerman; Gabi De Boever; Annelies Storms; Zeneb Bensafia, ondervoorzitter; Anne Schiettekatte; Sara Matthieu; Stephanie D'Hose; Veli Yüksel; Sven Taeldeman; Jef Van Pee; Mehmet Sadik Karanfil; Gert Robert; Carl De Decker; Karlijn Deene; Mieke Bouve; Cengiz Cetinkaya; Karla Persyn; Anneleen Van Bossuyt; Bert Misplon; Fourat Ben Chikha; Anita De Winter; Joris Vandenbroucke; Manuel Mugica Gonzalez; Patricia De Beule; Yüksel Kalaz; Stijn De Roo; Sonja Welvaert; Christiaan Van Bignoot; Adeline Blancquaert; Caroline Persyn; Ronny Rysermans; Nicolas Vanden Eynden; Alana Herman; Els Roegiers; Emilie Peeters; Helga Stevens; Jeroen Van Lysebettens; Martine Verhoeve; Mieke Hullebroeck, algemeen directeur; Luc Kupers, adjunct-algemeendirecteur

Afwezig

Isabelle Heyndrickx, schepen; Tom De Meester; Mattias De Vuyst; Danny Van Campenhout, adjunct-algemeendirecteur

Secretaris

Luc Kupers, adjunct-algemeendirecteur

Voorzitter

Christophe Peeters, voorzitter

Stemming op het agendapunt

2022_GR_00643 - Samenwerkingsovereenkomst i.f.v. gebruik Magdadocumentendienst voor de uitgaande post - Goedkeuring

Aanwezig

Christophe Peeters, Mathias De Clercq, Filip Watteeuw, Sofie Bracke, Tine Heyse, Astrid De Bruycker, Sami Souguir, Bram Van Braeckevelt, Hafsa El-Bazioui, Evita Willaert, Rudy Coddens, Johan Deckmyn, Karin Temmerman, Gabi De Boever, Annelies Storms, Zeneb Bensafia, Anne Schiettekatte, Sara Matthieu, Stephanie D'Hose, Veli Yüksel, Sven Taeldeman, Jef Van Pee, Mehmet Sadik Karanfil, Gert Robert, Carl De Decker, Karlijn Deene, Mieke Bouve, Cengiz Cetinkaya, Karla Persyn, Anneleen Van Bossuyt, Bert Misplon, Fourat Ben Chikha, Anita De Winter, Joris Vandenbroucke, Manuel Mugica Gonzalez, Patricia De Beule, Yüksel Kalaz, Stijn De Roo, Sonja Welvaert, Christiaan Van Bignoot, Adeline Blancquaert, Caroline Persyn, Ronny Rysermans, Nicolas Vanden Eynden, Alana Herman, Els Roegiers, Emilie Peeters, Helga Stevens, Jeroen Van Lysebettens, Martine Verhoeve, Mieke Hullebroeck, Luc Kupers
Stemmen voor 50
Johan Deckmyn, Gabi De Boever, Sami Souguir, Helga Stevens, Tine Heyse, Filip Watteeuw, Annelies Storms, Karin Temmerman, Mathias De Clercq, Sofie Bracke, Bram Van Braeckevelt, Rudy Coddens, Sven Taeldeman, Mehmet Sadik Karanfil, Stephanie D'Hose, Zeneb Bensafia, Karlijn Deene, Sara Matthieu, Jef Van Pee, Gert Robert, Veli Yüksel, Anne Schiettekatte, Astrid De Bruycker, Mieke Bouve, Cengiz Cetinkaya, Carl De Decker, Nicolas Vanden Eynden, Karla Persyn, Els Roegiers, Evita Willaert, Ronny Rysermans, Adeline Blancquaert, Patricia De Beule, Stijn De Roo, Anita De Winter, Yüksel Kalaz, Bert Misplon, Caroline Persyn, Christiaan Van Bignoot, Anneleen Van Bossuyt, Joris Vandenbroucke, Sonja Welvaert, Manuel Mugica Gonzalez, Alana Herman, Hafsa El-Bazioui, Fourat Ben Chikha, Martine Verhoeve, Jeroen Van Lysebettens, Emilie Peeters, Christophe Peeters
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 0
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0
2022_GR_00643 - Samenwerkingsovereenkomst i.f.v. gebruik Magdadocumentendienst voor de uitgaande post - Goedkeuring 2022_GR_00643 - Samenwerkingsovereenkomst i.f.v. gebruik Magdadocumentendienst voor de uitgaande post - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

  • Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

  • Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

eBox en Magda zijn digitaliseringsprojecten van de overheid. We kunnen er gebruik van maken in onze Gentse digitale strategie.

eBox (federaal) is de digitale brievenbus die alle Belgische burgers en rechtspersonen instant kunnen activeren en gebruiken. Wie zijn eBox ‘activeert’ ontvangt daarin alle documenten van overheidsdiensten. De eBox biedt een sterk beveiligde technologie. De bedrijven en burgers met een geactiveerde eBox ontvangen hierin al heel wat overheidscommunicatie.

De documentendienst als onderdeel van Magda dient om uitgaande documenten te verzenden naar eBox of mail en/of per gewone of aangetekende papieren brief.  De verzending per brief heeft uiteraard een papier-, handling- en frankeerkost. Als we de Magdadocumentendienst gebruiken, zullen we onze uitgaande brieven niet meer zelf aan BPost aanbieden, maar dit doen via de tussenschakel documentendienst. Die bekijkt dan eerst wie een actieve eBox heeft en verzendt toch via brief als dat niet zo is.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

De Dienst Bestuursondersteuning i.s.m. District09 voerde voorbereidend onderzoek rond de documentendienst en eBox. In 2021 werden in samenspraak met de stuurgroep Benovatie postwerking en de digitaliseringscommissie 3 pilootdiensten gekozen: Dienst Belastingen, Dienst Bestuursondersteuning en Financiën Team Facility en Medewerkers. De lessen uit de proefprojecten zullen onderbouw bieden voor een aanbeveling rond gebruik van de documentendienst voor de uitgaande post. De hypothese is dat het werken met de Magdadocumentendienst een aanzienlijke besparing zal betekenen en dat we deze werkwijze vervolgens organisatiebreed zullen kunnen implementeren.

Dit besluit is vereist om de samenwerkingsovereenkomst van ons bestuur met de Vlaamse overheid te formaliseren en concreet te kunnen starten met verzendingen in de pilootprojecten.

De overeenkomst treedt in werking op 15/06/2022 voor de duur van het project.

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Keurt de samenwerkingsovereenkomst goed voor het gebruik van de Magdadocumentendienst voor de uitgaande post, met inwerkingtreding op 15 juni 2022.