Terug
Gepubliceerd op 17/06/2022

2022_GR_00643 - Samenwerkingsovereenkomst i.f.v. gebruik Magdadocumentendienst voor de uitgaande post - Goedkeuring

gemeenteraad
ma 27/06/2022 - 19:01 gemeenteraadszaal

Samenstelling

Wie is verantwoordelijk voor deze materie?

Sofie Bracke
2022_GR_00643 - Samenwerkingsovereenkomst i.f.v. gebruik Magdadocumentendienst voor de uitgaande post - Goedkeuring 2022_GR_00643 - Samenwerkingsovereenkomst i.f.v. gebruik Magdadocumentendienst voor de uitgaande post - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

  • Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, ยง 1.

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

  • Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

eBox en Magda zijn digitaliseringsprojecten van de overheid. We kunnen er gebruik van maken in onze Gentse digitale strategie.

eBox (federaal) is de digitale brievenbus die alle Belgische burgers en rechtspersonen instant kunnen activeren en gebruiken. Wie zijn eBox ‘activeert’ ontvangt daarin alle documenten van overheidsdiensten. De eBox biedt een sterk beveiligde technologie. De bedrijven en burgers met een geactiveerde eBox ontvangen hierin al heel wat overheidscommunicatie.

De documentendienst als onderdeel van Magda dient om uitgaande documenten te verzenden naar eBox of mail en/of per gewone of aangetekende papieren brief.  De verzending per brief heeft uiteraard een papier-, handling- en frankeerkost. Als we de Magdadocumentendienst gebruiken, zullen we onze uitgaande brieven niet meer zelf aan BPost aanbieden, maar dit doen via de tussenschakel documentendienst. Die bekijkt dan eerst wie een actieve eBox heeft en verzendt toch via brief als dat niet zo is.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

De Dienst Bestuursondersteuning i.s.m. District09 voerde voorbereidend onderzoek rond de documentendienst en eBox. In 2021 werden in samenspraak met de stuurgroep Benovatie postwerking en de digitaliseringscommissie 3 pilootdiensten gekozen: Dienst Belastingen, Dienst Bestuursondersteuning en Financiën Team Facility en Medewerkers. De lessen uit de proefprojecten zullen onderbouw bieden voor een aanbeveling rond gebruik van de documentendienst voor de uitgaande post. De hypothese is dat het werken met de Magdadocumentendienst een aanzienlijke besparing zal betekenen en dat we deze werkwijze vervolgens organisatiebreed zullen kunnen implementeren.

Dit besluit is vereist om de samenwerkingsovereenkomst van ons bestuur met de Vlaamse overheid te formaliseren en concreet te kunnen starten met verzendingen in de pilootprojecten.

De overeenkomst treedt in werking op 15/06/2022 voor de duur van het project.

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Keurt de samenwerkingsovereenkomst goed voor het gebruik van de Magdadocumentendienst voor de uitgaande post, met inwerkingtreding op 15 juni 2022.