Terug
Gepubliceerd op 29/06/2022

2022_MV_00421 - Mondelinge vraag van raadslid Caroline Persyn: Uitlenen feestmateriaal

vragenuurtje
ma 27/06/2022 - 18:00 Gemeenteraadszaal
Datum beslissing: di 28/06/2022 - 18:12
Behandeld

Samenstelling

Aanwezig

Christophe Peeters, voorzitter; Mathias De Clercq, burgemeester; Filip Watteeuw, schepen; Sofie Bracke, schepen; Astrid De Bruycker, schepen; Tine Heyse, schepen; Bram Van Braeckevelt, schepen; Rudy Coddens, schepen; Johan Deckmyn; Annelies Storms; Zeneb Bensafia; Sara Matthieu; Stephanie D'Hose; Veli Yüksel; Sven Taeldeman; Jef Van Pee; Carl De Decker; Anneleen Van Bossuyt; Bert Misplon; Fourat Ben Chikha; Anita De Winter; Joris Vandenbroucke; Manuel Mugica Gonzalez; Stijn De Roo; Christiaan Van Bignoot; Caroline Persyn; Els Roegiers; Helga Stevens

Voorzitter

Christophe Peeters, voorzitter
2022_MV_00421 - Mondelinge vraag van raadslid Caroline Persyn: Uitlenen feestmateriaal 2022_MV_00421 - Mondelinge vraag van raadslid Caroline Persyn: Uitlenen feestmateriaal

Motivering

Toelichting/Motivering/Aanleiding

Wie een buurt- en/of straatfeest organiseert, kan voor het uitlenen van (feest)materiaal terecht bij Stad Gent. Ik werd aangesproken door iemand die mij vertelde  dat hij voor het organiseren van een straatfeest  6 maanden op voorhand de Uitleendienst gecontacteerd had om zijn materiaal te reserveren. Hem werd toen gezegd dat dit nog te vroeg was. Toen hij 3 maand voor het evenement terug contact opnam  om het materiaal te reserveren, werd hem gezegd dat al het betreffende materiaal al  gereserveerd was. Hij kon dus uiteindelijk niet over het nodige materiaal beschikken.

Dit onder voorbehoud of het materiaal op de gepaste manier werd aangevraagd (telefonisch en niet via uitleendienst@stad.gent).

Indiener(s)

Caroline Persyn

Gericht aan

Bram Van Braeckevelt

Tijdstip van indienen

do 23/06/2022 - 10:45

Toelichting

Is de schepen op de hoogte van deze problematiek?

Kan het gebeuren dat mensen die hun materiaal zo vroeg op voorhand reserveren uiteindelijk in de kou blijven staan?

Is er een (structureel) tekort aan materiaal? 

Wat kan er gedaan worden om het systeem te verbeteren / verfijnen zodat de mensen hun buurt- en/of straatfeest succesvol kunnen organiseren met het gepaste feestmateriaal van de Stad Gent?

Bespreking

Antwoord

Bedankt voor uw vraag.

Het klopt dat het Uitleenpunt van de stad Gent momenteel heel wat aanvragen te verwerken krijgt. Het team dat die aanvragen verwerkt en faciliteert maakt een groot deel uit van onze dienst Feesten en Ambulante Handel en doet er alles aan om aan zoveel mogelijk aanvragen te voldoen. De regels rond het ontlenen van materiaal worden beschreven in het nieuwe Reglement voor het ontlenen van materiaal via het Uitleenpunt, goedgekeurd in deze raad op 22 november 2021. 

Ik zal ter info schetsen hoe een aanvraag verloopt. 

Om ieder evenement een gelijke kans te bieden om gebruik te maken van het vele materiaal dat beschikbaar is in het Uitleenpunt, kan pas maximaal 6 maanden voor de datum van het evenement een aanvraag ingediend worden. Op deze manier voorkomen we dat meer geprofessionaliseerde organisaties die tijd en personeel hebben om dergelijke aanvragen in te vullen, jaren op voorhand de stock reserveren. Er moet namelijk ook mogelijkheid zijn voor de meer lokale en kleinschalige initiatieven, die vaak meer spontaan ontstaan, om gebruik te maken van de diensten en materialen van het Uitleenpunt. Deze afspraak werd gemaakt in samenspraak met de betrokkenen die op regelmatige basis gebruik maken van de Uitleendienst. Een aanvraag vroeger indienen dan de beschreven 6 maanden kan technisch niet, gezien het online platform dit niet toelaat.

Na de periode van 6 maanden geldt het principe ‘wie eerst komt, eerst krijgt’ en is het inderdaad van belang om op dat moment tijdig aan te vragen. Indien het aangevraagde materiaal niet beschikbaar is, wordt de aanvrager daar zo snel mogelijk van op de hoogte gesteld.

Een tijdige aanvraag is nog geen garantie op het kunnen verkrijgen van alle materialen die aangevraagd werden. Er moet bovenop het beschikbare aanbod ook rekening gehouden worden met het personeel dat beschikbaar is voor leveringen of afhalingen, het klaarzetten van de materialen, regelmatige inspectie van de stock en verdere taken verbonden aan de Uitleendienst. (Daarnaast staat in het reglement van de Uitleendienst ook beschreven dat een activiteit georganiseerd door een deel van Groep Gent voorrang krijgt, maar die zal in geen enkel geval een goedgekeurde aanvraag overrulen.)

Ik geef ook mee dat het uitlenen van materiaal in Gent gratis is, in tegenstelling tot vele provinciale en lokale uitleendiensten. Een service die we graag aanbieden aan de Gentse verenigingen, maar als ‘bijwerking’ heeft dat het Gentse Uitleenpunt overbevraagd wordt. Er dient enkel betaald te worden in geval van levering/ophaling en wanneer er bv. schade wordt toegebracht aan het uitgeleende materiaal of men te laat terugbrengt. 

Daarnaast moeten er ook strategische keuzes gemaakt worden aan welk materiaal de dienst Feesten en Ambulante Handel het investeringsbudget dat ze ter beschikking hebben besteden. Ik verklaar mij nader aan de hand van een voorbeeld: 

Momenteel zijn er 6.000 stoelen in voorraad, maar in topweekends is er soms vraag naar meer dan 10.000 stoelen. Om te vermijden dat er gedurende een groot gedeelte van het jaar duizenden stoelen ongebruikt in een duur magazijn staan, wordt dan de keuze gemaakt om het met minder stoelen te doen. Dit houdt natuurlijk in dat niet aan alle vragen kan worden voldaan, maar dat er een maximale inspanning wordt geleverd met het beschikbare budget en personeel.

De investeringen die jaarlijks worden gedaan voor de aanschaf en het onderhoud van materiaal zijn gebaseerd op de ervaring van de dienst Feesten en Ambulante Handel en uit de informatie die men haalt uit de aanvragen die binnenkomen. Op die manier wordt jaarlijks gericht bijgekocht en geïnvesteerd. Dit betekent ook dat de voorraad die momenteel beschikbaar is bij de dienst nog nooit zo groot en divers was, om aan de vragen uit de sector tegemoet te kunnen komen. 

Op dit moment is het nieuwe reglement nog maar een half jaar in voege. Laat ons een evaluatie hiervan na de zomer voeren, zodanig we een goed beeld krijgen over hoe de problemen die u aankaart zich verhouden op jaarbasis. Dan kan gerichter actie worden ondernomen.

Naar aanleiding van uw vraag gaf ik alvast volgende opdracht aan de dienst Feesten en Ambulante Handel 

•            De aanvraagtermijn van maximaal 6 maanden moet zeer duidelijk vermeld worden op de website waar men de aanvraag doet. Op die manier moet het voor organisaties duidelijker worden dat die termijn van groot belang is voor een succesvolle aanvraag. Dit werd intussen aangepast.

Hopelijk heb ik u hiermee voldoende geïnformeerd.

wo 29/06/2022 - 10:46