Het retributiereglement met betrekking tot het gebruik van stadszalen in de Historische Huizen werd goedgekeurd op 18 december 2019 en laatst gewijzigd op 28 november 2022.
De meeste belasting-, retributie- en tariefreglementen voorzien voor de hele legislatuur in een jaarlijkse stijging van de tarieven met 1,7%, dit als voorafname op de inflatie. Gezien de sterk gestegen inflatie in, vooral, kalenderjaar 2022 zijn de tarieven echter niet meer in verhouding tot de uitgaven. Het bestuur gaf daarom de opdracht om de tarieven in de loop 2023 in totaal met 6,9% te laten stijgen, gevolgd door een aanpassing van het jaarlijks percentage van 1,7% naar 2%. Daarmee worden de gestegen uitgaven gedeeltelijk gecompenseerd, zonder dat de volledige inflatie aan de burger wordt doorgerekend. De gebruikelijke afronding blijft behouden met oog op eenvoudige communicatie.
Tegelijk worden enkele andere noodzakelijke wijzigingen aan het reglement uitgevoerd:
1. De Bibliotheekzolder is minder toegankelijk dan de andere zalen die aan het tarief van §2 worden onderworpen, waardoor niet socio - culturele activiteiten extra op- en afbouwkosten met zich meebrengen voor de huurder. Ook is de niet rolstoeltoegankelijkheid een nadeel voor het gebruik van de zaal. Een aanpassing naar het (voor andere activiteiten van andere gebruikers) iets lagere tarief van §3 sluit beter aan bij de kenmerken van de zaal en brengt mogelijk een hoger gebruik mee. De capaciteit en de logistieke beperkingen zijn gelijk aan die van de Monnikenzolder. Gezien de zaal momenteel zeer weinig voor dergelijke activiteiten gebruikt wordt, is er geen te verwachten financiële impact voor deze wijziging.
2. De Refter maakt deel uit van het cultuurhistorisch circuit van de Sint- Pietersabdij en is grotendeels in gebruik als tentoonstellingszaal. Om veiligheidsredenen en klimatologische redenen is dit gebruik niet geschikt in combinatie met andere activiteiten. De Refter wordt daarom uit het reglement geschrapt. De Refter is in de praktijk nooit vrij om in gebruik te nemen, zodat er geen financiële impact is.
3. Het aanbod wordt tegelijk verruimd: samen met de Kapittelzaal kunnen ook de breakout rooms gebruikt worden. In combinatie met de Kapittelzaal, Cellarium, Monikkenzolder of Bibliotheekzolder kan bovendien het terras in de abdijtuin ter beschikking gesteld worden. De tuin en het bijhorende terras zijn een absolute troef voor de beleving van elke ingebruikname. Het gebruik van het terras is alleen toegestaan indien de activiteit geen hinder veroorzaakt voor het erfgoed.
4. Er worden een aantal vergaderzalen aangeboden. Het gaat om nieuw in gebruik genomen ruimten. Deze wijziging is een logisch gevolg van het investeringsproject van Flanders Heritage Venue. (Realisatie projectfiche 408500 Inrichten vergaderruimtes in Sint- Pietersabdij). De Sint- Pietersabdij is sinds 2019 door Toerisme Vlaanderen erkend als Flanders Heritage Venue waarbij de Sint- Pietersabdij zich internationaal kan profileren als een ontmoetingsfunctie voor vergaderingen en congressen in een unieke erfgoedsite met een uniek erfgoedverhaal. Om dit label te kunnen waarmaken, is het driestoelen principe van toepassing. Dit betekent dat elk congres terzelfdertijd kan beschikken over een plenaire zaal, een lunchruimte en kleinere vergaderruimtes die functioneel ingericht zijn als breakoutrooms. Deze vergaderzalen zijn in 2023 gebruiksklaar en klaar voor ingebruikname, uitsluitend voor vergaderactiviteiten en workshops.
Deze vergaderruimtes worden niet per dag, maar per dagdeel (8u30-12u30, 13u30-17u30 of 19u-23u) aangeboden.
5. Voor de vergaderruimtes wordt ook catering (koffie, broodjeslunch) voorzien via een raamcontract van de Stad. De Stad Gent wenst het gebruik van koffie en dranken tijdens vergaderingen in de vergaderruimtes enkel toe te staan als de gebruiker deze afneemt van de uitbater van het eetcafé in de Sint- Pietersabdij of de door de stad aangestelde firma. Zo worden de ruimtes voorzien van kwaliteitsvolle catering, die ook alle materiaal voorhanden heeft en de nodige voorbereidingen en opkuis voor zijn rekening neemt. Deze dienstverlening verhoogt tegelijk de aantrekkelijkheid van de concessie voorwaarden.
Voor de gebruiker die twee dagdelen wil nemen en ook een broodjeslunch wil consumeren, is het wenselijk en vooral klantvriendelijk dat deze extra dienstverlening in één beweging administratief met het gebruik van de zaal en de koffie kan afgerekend worden.
6. Voor alle zalen wordt de bewaking als bijkomend element voorzien, gezien de gewijzigde werkwijze van de contractant bij de stad. Als er activiteiten doorgaan in historische huizen, is daarbij wettelijk minstens één bewakingsagent voor nodig. De Stad Gent werkt met eigen bewakingsagenten maar doet, zeker voor in gebruikname van zalen, ook een beroep op een firma om bewaking te voorzien. Deze kosten worden doorgerekend aan de gebruiker. De firma factureerde oorspronkelijk rechtstreeks aan de gebruiker van de zaal. Maar de Stad Gent kan de onderhandelde prijzen met de externe partner pas aanhouden als de Stad Gent zelf instaat voor de administratieve afhandeling. De aparte aanrekening kan ook verwarrend zijn voor de gebruiker.
Ook bij de inzet van eigen bewakingsagenten, wordt dezelfde kost doorgerekend. De klant krijgt voorafgaand aan elke ingebruikname een realistische offerte van de bewakingskosten. Voor de klant wijzigt er niets maar door de gewijzigde administratieve afhandeling is er nood aan een rechtsgrond om deze kosten aan te rekenen. De tarieven zijn gebaseerd op de loonkost niveau D; de kost van de externe firma is hieraan ongeveer gelijk. Bij aangaan van een nieuw raamcontract kunnen de tarieven opnieuw geëvalueerd worden.
7. De Stad Gent kan extra schoonmaak die nodig is naar aanleiding van een ingebruikname doorrekenen aan de gebruiker. De prijzen voor schoonmaak hebben ook een rechtsgrond nodig aangezien de Stad Gent daar ook de kosten voor betaalt. De kosten worden doorgerekend conform de tarieven die Stad Gent zelf heeft afgesloten met de externe poetsfirma.
8. De naam Kelder onder de Refter wordt uitgebreid met de naam Cellarium. De naam verwijst naar het historische verleden van de Sint- Pietersabdij en heeft een internationaler karakter. De Sint- Pietersabdij is sinds 2019 door Toerisme Vlaanderen erkend als Flanders Heritage Venue waarbij de Sint- Pietersabdij zich internationaal kan profileren als een ontmoetingsfunctie voor vergaderingen en congressen in een unieke erfgoedsite met een uniek erfgoedverhaal.
Het IVA Historische Huizen is belast met de uitvoering van dit reglement.
Vervangt artikel 3, §2 en volgende van het reglement 'Retributie voor het gebruik van stadszalen in de Historische Huizen' met ingang van 1 juli 2023 als volgt:
§2. De retributie voor het gebruik van de Joan Vandehoutezaal in het Gravensteen en in de Kapittelzaal en de Refter in de Sint-Pietersabdij bedraagt:
Tarief in euro | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Sociaal-culturele activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 380 | 390 | 395 | 420 | 430 | 440 |
Andere activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 380 | 390 | 395 | 420 | 430 | 440 |
Sociaal-culturele activiteiten van andere gebruikers | 765 | 775 | 790 | 845 | 860 | 875 |
Andere activiteiten van andere gebruikers | 1.905 | 1.940 | 1.970 | 2.110 | 2.150 | 2.195 |
Voor gebruik van de Joan Vandehoutezaal in het Gravensteen in het kader van een receptie na een plechtigheid in diezelfde zaal, wordt een retributie geheven van:
Tarief in euro |
|
|
| 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
|
|
|
| 1.605 | 1..635 | 1.670 |
De zaal kan gebruikt worden tot 21u. De retributie wordt verminderd met de retributie die verschuldigd is voor de plechtigheid ingevolge het betrokken retributiereglement.
§3. De retributie voor het gebruik van de Monnikenzolder en de Bibliotheekzolder in de Sint-Pietersabdij bedraagt:
Tarief in euro | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Sociaal-culturele activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 380 | 390 | 395 | 420 | 430 | 440 |
Andere activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 380 | 390 | 395 | 420 | 430 | 440 |
Sociaal-culturele activiteiten van andere gebruikers | 765 | 775 | 790 | 845 | 860 | 875 |
Andere activiteiten van andere gebruikers | 1.525 | 1.550 | 1.580 | 1.685 | 1.720 | 1.755 |
§4. De retributie voor het gebruik van de Kelder onder de Refter (Cellarium) in de Sint-Pietersabdij bedraagt:
Tarief in euro | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Sociaal-culturele activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 380 | 390 | 395 | 420 | 430 | 440 |
Andere activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 380 | 390 | 395 | 420 | 430 | 440 |
Sociaal-culturele activiteiten van andere gebruikers | 765 | 775 | 790 | 845 | 860 | 875 |
Andere activiteiten van andere gebruikers | 1.270 | 1.295 | 1.315 | 1405 | 1435 | 1460 |
§5. De retributie voor het gebruik van de Kelder onder de Refter (Cellarium) en de Kapittelzaal samen in de Sint-Pietersabdij bedraagt:
Tarief in euro | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Sociaal-culturele activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 575 | 580 | 590 | 635 | 645 | 660 |
Andere activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 575 | 580 | 590 | 635 | 645 | 660 |
Sociaal-culturele activiteiten van andere gebruikers | 1.145 | 1.165 | 1.185 | 1265 | 1290 | 1315 |
Andere activiteiten van andere gebruikers | 2.545 | 2.585 | 2.630 | 2810 | 2865 | 2925 |
§6. De retributie voor gezamenlijk gebruik van de break-out rooms en Kapittelzaal bedraagt:
Tarief in euro |
|
|
| 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Sociaal-culturele activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen |
|
|
| 545 | 555 | 565 |
Andere activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen |
|
|
| 545 | 555 | 565 |
Sociaal-culturele activiteiten van andere gebruikers |
|
|
| 1090 | 1110 | 1135 |
Andere activiteiten van andere gebruikers |
|
|
| 2425 | 2475 | 2525 |
§7. De retributie voor het terbeschikking stellen van het terras in de abdijtuin in de Sint-Pietersabdij
Tarief in euro |
|
|
| 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Sociaal-culturele activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen |
|
|
| 190 | 195 | 200 |
Andere activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen |
|
|
| 190 | 195 | 200 |
Sociaal-culturele activiteiten van andere gebruikers |
|
|
| 320 | 325 | 335 |
Andere activiteiten van andere gebruikers |
|
|
| 320 | 325 | 335 |
Deze terbeschikkingstelling kan enkel in combinatie met gebruik van Kapittelzaal, Kelder onder de refter (Cellarium), Monikkenzolder of Bibliotheekzolder.
§8. De retributie voor het gebruik van de pacificatiezaal en/of de Troonzaal in het Stadhuis bedraagt:
Tarief in euro | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Sociaal-culturele activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 600 | 610 | 620 | 665 | 675 | 690 |
Andere activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 600 | 610 | 620 | 665 | 675 | 690 |
Sociaal-culturele activiteiten van andere gebruikers | 1.200 | 1.220 | 1.240 | 1325 | 1355 | 1380 |
Andere activiteiten van andere gebruikers | 1.200 | 1.220 | 1.240 | 1325 | 1355 | 1380 |
§9. De retributie voor het gebruik van het Oostenrijks Salon in het Stadhuis bedraagt:
Tarief in euro | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Sociaal-culturele activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 450 | 460 | 465 | 500 | 505 | 520 |
Andere activiteiten van betoelaagde en/of erkende verenigingen | 450 | 460 | 465 | 500 | 505 | 520 |
Sociaal-culturele activiteiten van andere gebruikers | 900 | 915 | 930 | 995 | 1015 | 1035 |
Andere activiteiten van andere gebruikers | 900 | 915 | 930 | 995 | 1015 | 1035 |
Voegt een nieuw artikel 4 in in het reglement 'Retributie voor het gebruik van stadszalen in de Historische Huizen' met ingang van 1 juli 2023 als volgt:
Artikel 4.Tarief gebruik vergaderruimtes
§1. De terbeschikkinggestelde vergaderruimtes worden getarifeerd per zaal.
De retributie wordt aangerekend per zaal en per dagdeel en geldt voor de volledige toegestane gebruiksduur. Een dagdeel is als volgt gedefinieerd: een voormiddag van 8u30 tot 12u30, een namiddag van 13u30 tot 17u30 of een avond van 19u tot 23u. De retributie wordt in geen geval pro rata verminderd wanneer de ingebruikname een kortere periode dan een dagdeel betreft.
De bedragen in dit artikel zijn exclusief btw voor zover de btw op de terbeschikkingstelling van toepassing is.
§2. De retributie voor het gebruik van de Warmkamer en Vrouwenmantel in de Sint-Pietersabdij bedraagt:
Tarief in euro |
|
|
| 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Betoelaagde en/of erkende verenigingen |
|
|
| 110 | 110 | 115 |
Andere gebruikers |
|
|
| 165 | 165 | 170 |
§3. De retributie voor het gebruik van de vergaderzalen Tijm, Rozemarijn en Lavendel in de Sint- Pietersabdij bedraagt:
Tarief in euro |
|
|
| 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Betoelaagde en/of erkende verenigingen |
|
|
| 80 | 85 | 85 |
Andere gebruikers |
|
|
| 135 | 140 | 140 |
Hernummert de artikelen 4 tot en met 7 van het reglement 'Retributie voor het gebruik van stadszalen in de Historische Huizen' met ingang van 1 juli 2023 naar 5 tot en met 8.
Voegt aan het hernummerde artikel 5 van het reglement 'Retributie voor het gebruik van stadszalen in de Historische Huizen' met ingang van 1 juli 2023 volgende bepalingen toe:
§6. De retributie voor bewaking, zoals bepaald in het toepasselijke bijzonder huishoudelijk reglement, bedraagt:
Tarief in euro per uur, per bewaker |
|
|
| 2023 | 2024 | 2025 en volgende |
Daguren ma tot vr |
|
|
| 46,24 | 47,16 | 48,11 |
Nachturen ma tot vr |
|
|
| 56,40 | 57,53 | 58,68 |
Daguren zaterdag of brugdag |
|
|
| 53,01 | 54,07 | 55,15 |
Nachturen zaterdag of brugdag |
|
|
| 63,18 | 64,44 | 65,73 |
Daguren zondag of feestdag |
|
|
| 55,27 | 56,38 | 57,50 |
Nachturen zondag of feestdag |
|
|
| 65,44 | 66,75 | 68,08 |
Dit tarief wordt per uur aangerekend met een minimum van 3 uur.
§7. De retributie voor catering in de vergaderzalen opgenomen in Artikel 4, zoals bepaald in het toepasselijke bijzonder huishoudelijk reglement, bedraagt:
| Tarief in euro |
Koffie, frisdrank en versnapering tijdens vergaderingen | Max 15 euro pp per half dagdeel |
(Broodjes-)lunch | Max 50 euro pp |
Jaarlijks wordt een lijst met de aangeboden catering ter kennisgeving aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd.
§8. De retributie voor extra schoonmaak nodig na ingebruikname bedraagt de werkelijke kostprijs door de externe firma.
Neemt kennis van de gecoördineerde versie van het reglement 'Retributie voor het gebruik van stadszalen in de Historische Huizen' zoals gevoegd in bijlage.