In 2012 engageerden de Stad Gent, Hogeschool Gent en Provincie Oost-Vlaanderen zich tot de oprichting van een Designplatform Gent Oost-Vlaanderen, dat deel zou uitmaken van een overkoepelende Designplatform Vlaanderen. Op 16 december 2013 keurde de gemeenteraad de oprichting van Designplatform Gent Oost-Vlaanderen VZW (hierna de VZW) en de statuten goed. De VZW werd opgericht op 10 maart 2014. De VZW mikte op een breed draagvlak binnen de Design en Creatieve sector en de andere industriële sectoren door een zeer laagdrempelige toegankelijkheid te verzekeren naar potentieel ‘toegetreden leden’.
Het financieel plan van de VZW ging uit van een aantal inkomstenstromen, namelijk lidmaatschapsbijdragen, bovenlokale subsidies en projectfinanciering. Na het wegvallen van enkele subsidielijnen, kreeg de VZW het financieel moeilijk.
Op 10 juli 2019 trad de Universiteit Gent toe als lid van de VZW. Dit betekende meer draagvlak en meer lidgeld voor de VZW, maar volstond niet om de financiële druk het hoofd te bieden.
In 2020 boekte de VZW een significant verlies. De VZW vond niet meteen nieuwe financieringsbronnen.
In 2021 nam de Provincie Oost-Vlaanderen ontslag als lid van de VZW. De VZW bereidde een statutenwijziging voor, onder meer ter conformering van de statuten aan het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, schrapping van de verwijzingen in de statuten naar de Provincie Oost-Vlaanderen, ... In hetzelfde jaar legde het bestuur een niet sluitende begroting ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering. De algemene vergadering keurde de begroting goed en koppelde hieraan de opdracht aan het bestuur om in te zetten op het verbreden van de financieringsbasis met het oog op het herstel van de financiële stabiliteit van de VZW. De VZW gaf hierop de opdracht aan een extern bureau om het potentieel en de leefbaarheid van de VZW te onderzoeken en het bestuur te adviseren op het vlak van een missie, doelstellingen, uniciteit en middellang termijn businessplan. De onderzoeksopdracht en de erop volgende besprekingen wezen uit dat:
Daarnaast werd het ook meer en meer duidelijk voor het bestuur dat de context sterk gewijzigd was: de opdracht van de VZW werd meer en meer ingevuld door andere organisaties. De noodzaak om de VZW in leven te houden werd steeds minder sterk.
Op basis hiervan zagen de leden geen verdere toekomst voor de VZW. Het bestuur bereidde de ontbinding voor en bracht de financiële toestand, de lopende en toekomstige verplichtingen van de VZW in kaart.
De VZW rondde haar lopende engagementen af. Dit sloeg vooral op het engagement in de nul editie van Design Fest Gent in 2022. De VZW was indiener van een subsidieaanvraag onder het Kunstendecreet en bij de Nationale Loterij en was ook de formele werkgever van de coördinator van Design Fest Gent 2022. Zodra deze engagementen waren afgerond, konden de volgende stappen gezet worden voor de ontbinding.
De VZW is heden financieel gezond en mogelijks zal er bij het afsluiten van de vereffening een (beperkt) netto-actief te verdelen zijn. Het bestuur zal haar voorstel tot ontbinding voorstellen aan de buitengewone algemene vergadering van 12 juni 2023.
Het bestuur vraagt de Stad om de volgende verplichtingen van de VZW, voor zover die nog zouden lopen na de vereffening, over te nemen:
Hiervoor loopt een bewaarplicht tot 31 december 2029.
Projectsubsidie ronde 2 van 2021 in het kader van het Kunstendecreet voor Design Fest Gent 2022
De VZW diende de rapportering tijdig in. De rapportering werd goedgekeurd. Het saldo van € 9.800 is betaald op 10 november 2022. De administratie bevestigde dat er geen extra toezicht meer uitgevoerd zal worden op de verantwoording van het gesubsidieerde project.
Subsidie van de Nationale Loterij voor Design Fest Gent 2022
De VZW diende de rapportering tijdig in. De subsidie van € 20.000 is betaald op 15 december 2022. De administratie bevestigde dat het dossier bij controle werd goedgekeurd en dat de subsidie werd vrijgegeven, maar dat een aanvullende controle op basis van het beheerscontract van de Nationale Loterij nog mogelijk is.Gelet op de naderende deadline (1 januari 2024) voor conformering van de statuten aan het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, het feit dat onzeker is of de vereffening van de VZW vóór die deadline zal zijn afgerond en het feit dat de statutenwijziging eerder al werd voorbereid, agendeerde het bestuur ook de statutenwijziging op de buitengewone algemene vergadering van 12 juni 2023.
De voornaamste aanpassingen van de statuten, los van de aanpassingen aan het WVV, die de Stad aanbelangen, zijn de volgende:
Het bestuur van de VZW nodigt haar leden uit voor haar hybride buitengewone algemene vergadering van 12 juni 2023, om 10u.
De agendapunten zijn:
0. Voorafgaand: vaststelling aanwezigheid van de werkende leden
1. Verwelkoming
2. Derden toelaten tot de algemene vergadering om bijstand te verlenen
3. Goedkeuring van de notulen van de vorige algemene vergadering van 30 juni 2022
4. Benoeming van bestuurder na coöptatie door de raad van bestuur
5. Herbevestiging van de bestuursmandaten
6. Goedkeuring statutenwijziging
7. Toelichting door de raad van bestuur bij haar voorstel tot ontbinding
8. Toelichting door de boekhouder van de VZW bij:
9. Verlenen van kwijting aan de bestuurders
10. Beslissing tot vrijwillige ontbinding
11. Vaststelling van het einde van het mandaat van de bestuurders
12. Benoeming van de vereffenaar
13. Beslissing bestemming netto-actief
14. Kennisname overname verplichtingen door de Stad Gent
15. Opvolging formaliteiten
16. Varia
Voor deze buitengewone algemene vergadering moet het mandaat van de vertegenwoordigers van de Stad Gent worden goedgekeurd, meer bepaald:
Neemt kennis van de dagorde en elke van de afzonderlijke punten van de dagorde van de hybride buitengewone algemene vergadering van Designplatform Gent Oost-Vlaanderen VZW van 12 juni 2023, om 10u:
0. Voorafgaand: vaststelling aanwezigheid van de werkende leden
1. Verwelkoming
2. Derden toelaten tot de algemene vergadering om bijstand te verlenen
3. Goedkeuring van de notulen van de vorige algemene vergadering van 30 juni 2022
4. Benoeming van bestuurder na coöptatie door de raad van bestuur
5. Herbevestiging van de bestuursmandaten
6. Goedkeuring statutenwijziging
7. Toelichting door de raad van bestuur bij haar voorstel tot ontbinding
8. Toelichting door de boekhouder van de VZW bij:
9. Verlenen van kwijting aan de bestuurders
10. Beslissing tot vrijwillige ontbinding
11. Vaststelling van het einde van het mandaat van de bestuurders
12. Benoeming van de vereffenaar
13. Beslissing bestemming netto-actief
14. Kennisname overname verplichtingen door de Stad Gent
15. Opvolging formaliteiten
16. Varia
Keurt goed het mandaat aan de vertegenwoordigers van de Stad Gent die zullen deelnemen aan de hybride buitengewone algemene vergadering van Designplatform Gent Oost-Vlaanderen VZW van 12 juni 2023:
Keurt goed het ontwerp van statutenwijziging van Designplatform Gent Oost-Vlaanderen VZW, zoals gevoegd in bijlage.
Keurt goed het voornemen van Designplatform Gent Oost-Vlaanderen VZW om over te gaan tot vrijwillige ontbinding.
Keurt goed de overname door de Stad Gent van de volgende verplichtingen van Designplatform Gent Oost-Vlaanderen VZW voor zover deze nog zouden lopen na de vereffening van de VZW:
Subsidie van de Nationale Loterij voor Design Fest Gent 2022.