2024_GR_00407 - Samenwerkingsovereenkomst externe communicatie betreffende project Gent Sint-Pieters in het kader van de herinrichting van het station en de herontwikkeling van de stationsomgeving Gent Sint-Pieters - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Op 16 januari 2012 heeft de gemeenteraad haar goedkeuring verleend aan de Samenwerkingsovereenkomst externe communicatie betreffende het Project Gent Sint-Pieters in het kader van de herinrichting van het station en stationsomgeving Gent Sint-Pieters (2012_GR_00006). De partijen bij deze overeenkomst zijn NV van publiek recht NMBS, NMBS Holding, NV van publiek recht Infrabel, Stad Gent, Vlaamse Vervoermaatschappij, het Vlaamse Gewest en NV Eurostation. 

Deze overeenkomst was bedoeld om alle bestaande afspraken omtrent externe communicatie te synthetiseren en om een aantal afspraken omtrent financiering, budgetbeheer en samenwerkingsmodaliteiten te vervolledigen en te concretiseren. De overeenkomst omvat de rechten en verplichtingen van de partijen evenals de organisatiestructuur, financieringsprincipes en samenwerkingsmodaliteiten tussen partijen. Tevens werd het communicatiedomein afgebakend en werd de samenstelling, werking, taken en bevoegdheden bepaald van de verschillende actoren van de externe communicatie van het Project Gent Sint-Pieters. 

Initieel was voorzien dat de overeenkomst van rechtswege zou worden ontbonden op het einde van het project, behoudens andersluidend akkoord tussen partijen. Op vraag van Infrabel werd er een einddatum in de overeenkomst ingevoegd, namelijk 31 december 2018. Deze wijziging van de overeenkomst werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 september 2012 (2012_GR_00800). 

Op 18 november 2019 keurde de gemeenteraad de vervolgovereenkomst goed met een basislooptijd van 5 jaar vanaf 1 januari 2019 tot en met 31 december 2023, met mogelijke stilzwijgende jaarlijkse verlenging tot einde project. De lopende samenwerkingsovereenkomst werd stilzwijgend verlengd tot en met eind 2024. 

De projectpartners zijn overeengekomen om de continuïteit van de externe projectcommunicatie te verzekeren vanaf 2025 doch in een enigszins afgeslankte vorm. Daarom bestaat de noodzaak om een nieuwe samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met ingang van 1 januari 2025. Er voornaamste aandachtspunten en wijzigingen zijn: 

- Het communicatieteam zal vanaf 2025 nog slechts 2 halftijdse medewerkers tellen, waarvan 1 wordt aangesteld vanuit De Lijn en 1 vanuit de Stad Gent. De rol van communicatiecoördinator valt weg. De organisatiestructuur en de bevoegdheden werden aan dit gegeven aangepast in de overeenkomst.

- Vanaf 2025 voorzien NMBS, Infrabel, De Lijn en de Stad gezamenlijk een jaarlijks communicatiebudget van 82.000 euro. De kosten inzake externe communicatie worden ten laste genomen volgens onderstaande verdeelsleutel (in toepassing van artikel 10.5 van de Samenwerkingsovereenkomst van 6 juli 2004):

De budgetten worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex. De basisindex is deze van de maand december 2024.

Alle mogelijke kosten die betrekking hebben op de prestaties en het communicatiedomein omschreven in de overeenkomst worden op voormeld budget verrekend, waaronder in elk geval alle werkingskosten te verrekenen aan reële, op voorhand te begroten kostprijs en de loonkosten van de communicatieteamleden.

- Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal het Infopunt Gent Sint-Pieters worden gesloopt, op kosten van NMBS. In de overeenkomst verbinden de partijen zich ertoe samen te zoeken naar een alternatieve huisvesting van het communicatieteam. De taakverdeling en de bijbehorende rechten en verplichtingen van partijen met betrekking tot de nieuwe locatie zal het voorwerp uitmaken van een Addendum bij deze samenwerkingsovereenkomst. 

- De duur van de overeenkomst bedraagt 5 jaar, van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2029. 

Voor het overige wordt verwezen naar de Samenwerkingsovereenkomst zelf, die integraal deel uitmaakt van dit besluit. 

* Alle uitgaven die hiervoor zullen worden verricht, zijn afzonderlijke uitgaven/bestellingen vrijgesteld van visum.

Niet van toepassing