2024_MV_00341 - Mondelinge vraag van raadslid Stijn De Roo: Digitalisering collectie Archief Gent

Bedankt voor deze vraag. Als bevoegde schepen ben ik overtuigd van de grote waarde van deze dienst, die met haar beperkte middelen belangrijk werk verzet. Archief Gent is niet alleen een dienst van onze stadsorganisatie, Archief Gent is ook een door de Vlaamse overheid erkend cultureel archief. Zij voeren een cultuurhistorische taak uit ten dienste van private archiefvormers, culturele archiefgebruikers en de erfgoedgemeenschap. 

Voor de integrale stand van zaken van de digitalisering verwijs ik je graag naar het jaarverslag van 2023 van Archief Gent, dat u op de website van stad Gent kan downloaden (https://stad.gent/nl/cultuur-vrije-tijd/cultuur-vrije-tijd/archief-gent). Ik zal dit jaarverslag ook aan mijn antwoord laten toevoegen. Dit jaarverslag geeft een volledig overzicht van het aantal ontsloten items per portaal. Sta mij daarom toe om hier kort deze portalen te overlopen:

• “Opendata portaal Stad Gent” bevat 373.911 items, waarvan 666 items in 2023 werden toegevoegd;
• “Collectie van de Gentenaar” bevat 30.135 items, waarvan er in 2023 in totaal 6.807 items werden toegevoegd;
• “Beeldbank Stad Gent” bevat 56.120 items. Door technische problemen bij de Beeldbank en doordat er in 2023 vooral op het aanvullen van de “Collectie van de Gentenaar” werd ingezet, werden ook hier geen items toegevoegd. Het technische euvel is ondertussen wel verholpen;
• In het archiefbeheersysteem “GIAS” waren er eind 2023 in totaal 408.000 items. Ondertussen is dit aantal in juni 2024 tot 1.057.119 items aangegroeid. In dit archiefbeheersysteem zijn wel nog geen beelden toegevoegd, omdat we hiervoor nog steeds wachten op een e-depot. Het e-depot is een stadsbreed project en wordt door District09 getrokken.
• “Hetarchief.be” bevat 997 items ofwel 1.08 TerraByte. In 2023 werden 151 items ofwel 30 GigaByte toegevoegd.
• “Gent Gemapt” bevat 4.972 items, die allen in 2023 werd toegevoegd. Trouwens, ik kan u een bezoekje de website www.gentgemapt.be van harte aanbevelen;
• “Archiefpunt” bevat momenteel 303 items en werd in 2023 niet verder aangevuld;
• “Cageweb” bevat 33.587 items, waarvan er in 2023 in totaal 180 items werden toegevoegd;
• “Catalogus Openbare Bibliotheek” bevat dan weer 10.507 items. Ook dit portaal werd in 2023 niet verder aangevuld;
• Het interne portaal “V-smart air” bevat 12.143 items, waarvan er in 2023 zo’n 102 items werden toegevoegd.
• “Erfgoedzicht” heeft 3.628 items. Doordat dit portaal in 2025 door een nieuw systeem, dat door Meemoo zal worden gecoördineerd, wordt vervangen, zijn hier in 2023 ook geen nieuwe beelden opgeladen; 

Wat de planning van het digitaliseren betreft, is het belangrijk dat het digitaliseren van een archief sowieso een ruimer verhaal is. Het gaat niet enkel over scannen of fotograferen, maar ook over opschonen, verpakken, beschrijven en soms ook restaureren. Dat alles maakt het digitaliseren van een archief heel arbeidsintensief.   

Door de verbouwing van het scanatlier in 2023 werd in 2022-2023 stérk ingezet op het beschrijven van archiefmateriaal en het datacleanen van oude beschrijvingen. In 2024 ligt de focus terug bij het digitaliseren. Meer bepaald bij de Beeldbank en de ‘Collectie van de Gentenaar’. Het is de bedoeling om beide portalen volledig op elkaar af te stemmen én nieuwe collecties via beide portalen te ontsluiten.  

Het gebruik van het nieuwe scanatelier dan. Dit zal in 2024 gebruikt worden voor het digitaliseren van:

• de collectie aan geografische kaarten van het OCMW;
• de affiche-collectie van het politiearchief – dat zijn maar liefst zo’n 25.000 affiches;
• de Gentse Wegwijzers – een soort Gouden Gids uit 18^de  tot 20^ste eeuw. Deze documenten zijn enorm nuttig voor onderzoekers omdat ze verschillende lijsten bevatten van o.a. Gentse handelaars, waardoor oude foto’s en prenten precies kunnen worden gedateerd. Het zijn deze documenten, die door de vrijwilligers zullen worden gedigitaliseerd; en
• de jaarregisters van de Keure. Dit zijn de notulen van de schepenen van de Keure – u zou kunnen zeggen “de collegebesluiten”. Deze fragiele jaarregisters gaan terug tot in de 14^de eeuw. Het zijn echt schitterende boeken, die niet zelden op perkament werden genoteerd, en ook leuke gekrabbelde tekeningetjes bevatten (lachje?). 

Op uw vraag naar het aantal vrijwilligers kan ik u vertellen dat Archief Gent in totaal 13 reacties voor vrijwilligers in het scanatelier ontving. Het is momenteel nog onduidelijk hoeveel vrijwilligers er effectief met het digitaliseren aan de slag zullen gaan. Wellicht zullen dat 8 tot 9 vrijwilligers zijn. De algemene procedure tot “aanwerving” van deze vrijwilligers bestaat uit een kennismakingsgesprek met Archief Gent, een rondleiding door het gebouw met haar depots en praktische afspraken tussen vrijwilligers Archief Gent. Omdat de actieve vrijwilligers inhoudelijk en technisch op de hoogte blijven, worden de vrijwilligers op de werkvloer ook door 2 vrijwilligerscoaches begeleid.