2024_GR_00546 - Samenwerkingsovereenkomst 2020-2025 tussen Stad Gent en EVA vzw De Fietsambassade Gent - Vijfde addendum - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, tweede lid, 5°.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 247.

In de zitting van 20 januari 2020 keurde de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst 2020-2025 tussen Stad Gent en EVA vzw De Fietsambassade Gent (extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm) en hierna 'De Fietsambassade' genoemd, goed.
In de zitting van 14 december 2020 keurde de gemeenteraad een eerste addendum aan de samenwerkingsovereenkomst goed (Relance en vervoersarmoede).
In de zitting van 28 maart 2022 keurde de gemeenteraad een tweede addendum aan de samenwerkingsovereenkomst goed (uitbouw fietstaxidienst TriVelo voor 1 jaar).
In de zitting van 30 januari 2023 keurde de gemeenteraad een derde addendum aan de samenwerkingsovereenkomst goed (actieplan vervoersarmoede).
In de zitting van 27 maart 2023 keurde de gemeenteraad een vierde addendum aan de samenwerkingsovereenkomst goed (verdere uitbouw fietstaxidienst 2023-2025).

Partijen wensen een aantal aanvullingen aan te brengen aan de basisovereenkomst om volgende redenen.

Sinds de inwerkingtreding van de samenwerkingsovereenkomst werden de loonkosten van een aantal ter beschikking gestelde personeelsleden van de Stad Gent omgezet naar werkingstoelagen, wegens pensionering, uitdiensttreding of bevordering binnen de Fietsambassade. Dit is ondertussen voor 4 van de 5 ter beschikking gestelden van toepassing. Momenteel is er dus maar 1 ter beschikking gestelde aan het werk.

In de zitting van 24 oktober 2022 keurde de gemeenteraad de indexatie van de werkingstoelagen van een aantal EVA vzw’s goed, waaronder de Fietsambassade.

In het conclaaf van juni 2022 werd een eerste besparingsronde van 7% op de exploitatietoelagen goedgekeurd.

In het conclaaf van november 2022 werd een tweede besparingsronde van 3,94% op de exploitatie-én investeringstoelagen goedgekeurd.

Bij de budgetopmaak 2024 werd het Groot Dossier voor inpandige fietsenparkings tijdens de Gentse Feesten goedgekeurd.
Tijdens de Gentse Feesten wordt sterk ingezet op en opgeroepen tot het gebruik van de fiets om de feestenzone te bereiken.
Meer en meer Gentenaren en bezoekers doen dat ook. In het evaluatieverslag van de Gentse Feesten 2022 meldt de politie dat de instroom van bezoekers die met de fiets komen, niet overeenkomt met de beschikbare capaciteit fietsstallingen. Deze groei van fietsers is ook tijdens de laatste editie waargenomen.
Het gestegen aantal fietsers in verhouding tot de fietsenstallingen heeft een impact op het openbaar domein in de “grenszone” rond de Feestenzone.
Brandweer en politie vragen bijkomende capaciteit voor de stalling van fietsen gedurende de Gentse Feesten. Deze meldingen worden gedaan in o.a. het mobiliteitsoverleg van de Gentse Feesten en het Organisatiecomité Gentse Feesten.
De brandweer pleit specifiek voor meer inpandige fietsstallingen, zodoende de brandweertaken vlot te kunnen uitvoeren. Fietsen die hinderlijk gestald staan, kunnen voor cruciale vertraging zorgen bij de hulp- en dienstverlening of in geval van evacuatie. Op het Organisatiecomité van de Gentse Feesten werd de nood aan 3 inpandige fietsparkings gestipuleerd.
Via een proefproject werden tijdens de laatste Gentse Feesten 2 inpandige fietsparkings ingericht en bemand door de Fietsambassade. Er is dus nood aan een extra inpandige fietsenparking. De samenwerking met de Fietsambassade werd positief geëvalueerd. Om vanaf volgende zomer naar 3 inpandige en bemande fietsparkings te gaan, wordt de opdracht dus logischerwijze door de Fietsambassade uitgevoerd gezien zij hier ondertussen de know-how en expertise voor hebben opgebouwd.
Deze opdracht zal gedefinieerd worden in aantal fietsparkeerplaatsen en niet in m² – als zijnde: 1,5 keer de capaciteit van afgelopen Gentse Feesten. De zoektocht en analyse welke garages, loodsen e.d. zouden kunnen worden gebruikt zal deel uitmaken van die opdracht.

Wat betreft de acties in het kader van het actieplan vervoersarmoede:

• De fietstaxidienst, die vanaf 1 mei 2023 onder de vleugels werd gebracht van de EVA vzw Fietsambassade Gent en ondersteund wordt door de Stad Gent, kent een succes. Het kent een snellere stijging van cliënteel en van aantal ritten dan verwacht doorheen gans het jaar. Momenteel moeten er soms ritaanvragen geweigerd worden. Met de huidige personeelsbezetting van 1.8 VTE kan men de groei van cliënteel niet bolwerken. Een evaluatie en efficiëntieoefening werd uitgevoerd. De EVA Fietsambassade vzw besliste volgende 2 zaken:
  • Modaliteiten worden ingeperkt: schrappen van de dienstverlening tussen 20 en 22 uur ’s avonds (met uitzondering van events) aangezien in 2023 slechts 1% van de ritten binnen deze uren werden uitgevoerd en hiervoor zeer moeilijk chauffeurs (met name vrijwilligers) gevonden worden; en schrappen van de dienstverlening in het weekend in het laagseizoen (oktober-mei) wegens ineffectief. 
  • Er wordt gestreefd naar meer eigen inkomsten, o.a. door de toevoeging en promotie van speciale formules voor events (bv. trouwfeesten, zakelijke events), consultancy aan andere overheden en organisaties en door een prijsverhoging van 2,5 naar 3 euro per rit.
    Toch blijft er een nood aanwezig om de nodige kwaliteitsvolle dienstverlening te blijven garanderen, voornamelijk wat betreft planning van ritten en de organisatie van de vrijwilligerswerking. Hiertoe zal een extra medewerker (0.8VTE) worden aangeworven.
• De verkoop van opgeknapte afgeschreven (stads)fietsen en weesfietsen als tweedehandsfiets aan kansentarief aan mensen in vervoersarmoede via de fietslessen en via sociale middenveldorganisaties, is succesvol. 29% van de deelnemers aan de fietslessen koopt een fiets van dit aanbod. Een andere 30% van het totaal aantal tweedehandsfietsen aan kansentarief per jaar gaat naar gezinsleden van deze deelnemers. Dit aanbod is dus fundamenteel om het ‘doen fietsen’ na de fietslessen te verduurzamen. Het aanbod kan echter de vraag niet bijhouden, zowel door het succes als door de hogere intensiteit van het opknapwerk dan oorspronkelijk ingeschat: er is een wachtlijst. Zo werden er in 2023 145 tweedehandsfietsen aan kansentarief verkocht, maar bleven nog 30 personen op de wachtlijst staan. En dit zonder reclame te maken en enkel gericht te werken met de deelnemers van de fietslessen, hun gezinsleden en enkele sociale middenveldorganisaties. Relevant daarbij om weten is dat het subsidiereglement fietsuitgaven voor mensen met beperkt inkomen, goedgekeurd in de gemeenteraad van 27 mei 2024, een premie biedt voor fietsonderhoud, -herstel, -huur, -en accessoires, maar niet voor fietsaankoop. 
  Aangezien het aanbod tweedehandsfietsen tot stand komt door het opknappen van voornamelijk afgeschreven (stads)fietsen (naast weesfietsen, in mindere mate) door fietsherstellers van de EVA Fietsambassade Gent, alsook door de aankoop van de nodige nieuwe fietsonderdelen en tot slot een zeer individuele aanpak in de verkoop nodig is, wordt er voorzien in de aanwerving van een bijkomende fietshersteller, de aankoop van een nieuwe batch afgeschreven stadsfietsen van de Stad (dienst FM) in 2024 en 2025, extra personeelsinzet voor begeleiding in de verkoop en de aankoop van meer fietsherstelonderdelen.

Daarom wordt het nu voorliggende addendum aan de samenwerkingsovereenkomst 2020-2025 met vzw de Fietsambassade Gent, opgemaakt tussen de Stad Gent en vzw de Fietsambassade Gent.

Het addendum bevat enerzijds aanvullingen aan de samenwerkingsovereenkomst door eerder genomen en reeds goedgekeurde beslissingen die voor de volledigheid opgenomen worden in huidig addendum:

• het omzetten van de loonkosten van ter beschikking gestelde personeelsleden naar werkingsmiddelen
• een bijkomende exploitatietoelage door de toepassing van de aangepaste groeivoeten
• een vermindering van de exploitatietoelagen en investeringstoelagen ten gevolge van de twee besparingsronden

Het addendum bevat anderzijds aanvullingen aan de samenwerkingsovereenkomst waarvoor tot op heden nog geen goedgekeurde beslissing werd genomen:

• de bijkomende exploitatietoelage van 140.000 euro voor 2024 en 141.190 euro voor 2025 zal ingezet worden voor het exploiteren van 3 inpandige en bemande fietsenparkings tijdens de Gentse Feesten
• de éénmalige investeringstoelage van 15.000 euro in 2024 zal ingezet worden voor de aankoop van extra fietsenstallingen voor de 3 inpandige en bemande fietsenparkings tijdens de Gentse Feesten.
• de bijkomende exploitatietoelage van 23.410,40 euro voor 2024 en 38.365,60 euro voor 2025 zal in het kader van het actieplan vervoersarmoede worden voorzien om de werking van de fietstaxidienst verder te ondersteunen. Het budget wordt ingezet voor de aanwerving van een medewerker (inclusief overhead 15%) voor de periode 2024-2025, hoofdzakelijk voor het beheer van de planning en de vrijwilligerswerking.
• de bijkomende exploitatietoelage van 35.186,55 euro voor 2024 en 95.099,30 euro voor 2025 zal in het kader van het actieplan vervoersarmoede worden voorzien om het aanbod aan tweedehandsfietsen aan kansentarief aan mensen in vervoersarmoede op peil te houden en te vergroten. Het extra budget wordt ingezet voor:
• de aankoop van afgeschreven stadsfietsen van de Stad (dienst FM), 
• de aanwerving van een extra fietstechnieker (1 VTE) voor 2024-2025 voor het opknappen van de afgeschreven stadsfietsen en weesfietsen tot verkoopklare tweedehandsfietsen. Bijkomend zal deze fietstechnieker ook bijspringen in het onderhoud van de fietstaxi's die door het veelvuldig gebruik zeer snel mankementen en slijtage vertonen.
• 30% extra personeelsinzet in 2024 en 2025 voor de coördinatie en individuele aanpak van de tweedehandsfietsenverkoop door de fietscoach,
• en aankoop van herstelonderdelen voor zowel de afgeschreven stadsfietsen, weesfietsen als fietstaxi's

Door deze bijkomende toelage wordt de ambitie van het aantal beschikbare tweedehandsfietsen aan kansentarief verhoogd van 150 per jaar naar 160 in 2024 en 180 in 2025.