2024_GR_00300 - Bio Base Europe Pilot Plant VZW - statutenwijziging - Bekrachtiging

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, tweede lid, 4°.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 217, artikel 386.

De statuten van Bio Base Europe Pilot Plant VZW.

Het Belgisch vennootschaps- en verenigingsrecht is grondig gewijzigd door de Wet van 23 maart 2019 (zoals verschenen in het Belgisch Staatsblad op 4 april 2019). Deze wet voerde het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) in. Hierdoor werd onder meer de Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen opgeheven. De incorporatie van het verenigingsrecht in het WVV is één van de grote krachtlijnen van de hervorming.

Het WVV trad in werking op 1 mei 2019 en was onmiddellijk van toepassing op (o.m.) verenigingen die werden opgericht vanaf die datum. De reeds bestaande verenigingen moesten uiterlijk tegen 31 december 2023 hun statuten aanpassen overeenkomstig het WVV.

De algemene bepalingen van het WVV (Eerste Deel, Boeken 1 tot en met 3) bevatten algemene bepalingen die gelden zowel voor vennootschappen, verenigingen en stichtingen. 

Deel 3 (Boeken 9 tot en met 11) handelt specifiek over de (internationale) verenigingen en stichtingen.

Bio Base Europe Pilot Plant VZW werd opgericht op 2 oktober 2008. Stad Gent is bij gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2014 toegetreden tot de vereniging. 

Bio Base Europe Pilot Plant VZW heeft de deadline van 31 december 2023 voor de conformering van haar statuten niet gehaald. De reden hiervoor is dat de vereniging ervoor gekozen heeft om haar statuten niet enkel aan te passen overeenkomstig het WVV, maar ook van de gelegenheid gebruik heeft gemaakt om haar statuten integraal onder de loep te nemen. Zij kan dus aantonen dat zij reeds enige tijd bezig is met de voorbereiding van de statutenwijziging. De buitengewone algemene vergadering werd zo snel mogelijk ingepland.

Op 8 maart 2024 heeft de buitengewone algemene vergadering de nieuwe statuten goedgekeurd. Op diezelfde dag heeft het bestuursorgaan het nieuwe intern reglement goedgekeurd. Omwille van praktische redenen kon nog onmogelijk een goedkeuringsbeslissing betreffende de nieuwe statuten worden voorgelegd aan de gemeenteraad van februari 2024. Een bekrachtigingsbeslissing van de gemeenteraad van april 2024 kan dit dossier alsnog regulariseren.

De vereniging heeft tijdens het voorbereidend traject een ontwerp van de nieuwe statuten bezorgd aan Stad Gent ter nazicht en bespreking. 

De statuten werden aangepast conform de nieuwe bepalingen van het WVV, er werden enkele vereenvoudigingen voorzien en er werden enkele wijzigingen aangebracht vanuit operationele en praktische overwegingen. Ook werd ervoor gekozen om bepaalde artikels uit het intern reglement te incorporeren in de statuten. 

De voornaamste aanpassingen van de statuten zijn de volgende:

• Er werd een verwijzing opgenomen naar het laatst goedgekeurde intern reglement
• Maximumbedrag van het lidgeld wordt vermeld (500 EUR)
• De mogelijkheid om de zetel te verplaatsen door het bestuursorgaan binnen het Vlaams Gewest werd toegevoegd
• Er werden enkele terminologische en taalkundige aanpassingen doorgevoerd (vb. voorwerp i.p.v. doel)
• In het voorwerp (voormalig ‘doel’) werden een aantal taalkundige aanpassingen doorgevoerd en vereenvoudigingen
• Het dagelijks bestuur werd de benaming ‘Directiecomité’ toegewezen in lijn met de terminologie die daadwerkelijk gehanteerd wordt binnen de vzw
• De oude statuten schreven een minimumvereiste van vijf leden voor. Om te voorzien in meer flexibiliteit op het vlak van leden (bijvoorbeeld indien een lid onverwacht wegvalt), werd het minimum aantal leden teruggebracht tot het wettelijk minimum van twee leden.
• Er werd in een nieuwe optie voorzien dat bestuurders niet noodzakelijk leden moeten zijn. Indien een bestuurder geen lid is, zal deze bestuurder beschouwd worden als een onafhankelijke bestuurder.
• Er werd voorzien dat elke bestuurder keuze van woonplaats kan doen op de zetel van de vereniging, omwille van privacy redenen. 
• Ter verduidelijking van de juridische rol van de CEO werd opgenomen dat de CEO (of general manager) steeds de voorzitter zal zijn van het directiecomité.
• Ter verduidelijking van de rol van de CEO werd verduidelijkt dat de voorzitter van het directiecomité de titel ‘CEO’ of ‘general manager’ zal dragen zoals op heden reeds gebruikelijk is.
• De exclusieve bevoegdheden van het bestuursorgaan, die buiten het dagelijks bestuur vallen werden aangepast teneinde de werkzaamheid van het directiecomité en de controle op het directiecomité te verbeteren. Eveneens werden de gangbare bedragen verhoogd om de werking van het directiecomité operationeel te ondersteunen.
• Voor een vlottere werkzaamheid omtrent het ontslaan van personeelsleden werden bijzondere volmachten ingevoegd voor het ondertekenen van ontslagbrieven.
• De bijeenroeping van de algemene vergadering gebeurt voortaan door de voorzitter van het bestuursorgaan of één bestuurder (i.p.v. het bestuursorgaan)
• De verplichting om een secretaris en een stemopnemer op een algemene vergadering aan te stellen werd geschrapt. Er geldt geen wettelijke verplichting om een secretaris en stemopnemer aan te duiden. 
• De mogelijkheid werd ingevoerd om over te gaan tot een ontbinding en vereffening in één akte in geval er geen schulden zijn.

De nieuwe statuten worden ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad.