2024_CBS_05841 - Eindrapport en aanbevelingen over het opzetten van een duurzame governance van de BGTS North Sea Port District - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40§1

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2

Op de algemene vergadering van de BGTS North Sea Port District van 12 juni 2024 staat het eindrapport 'Van een netwerkorganisatie naar een effectieve en efficiënte uitvoeringsorganisatie?',  adviesrapport governance BGTS North Sea Port District ter bespreking op de agenda.

De Raad van Bestuur BGTS North Sea Port District kende op 6 december 2023 de opdracht ‘Opzetten van een duurzame governance BGTS North Sea Port District’ toe aan Ernst and Young (EY) na een openbare aanbesteding door de BGTS.

De opdracht bestaat uit drie onderdelen:

- Het opzetten van een efficiënte organisatie en werking voor het North Sea Port District, zowel bestuurlijk als ambtelijk, zowel naar (democratische) besluitvorming als naar concrete uitvoering (capaciteit voor uitvoering werkagenda).

- Het opzetten van een efficiënte werking van het secretariaat van de BGTS (invulling secretariaatsfuncties zoals secretaris en gebieds- of regioregisseur) en het opstellen van de samenwerkingsovereenkomsten daartoe.

- Het opzetten van een duurzaam financieringsmodel voor de basisopdrachten van de BGTS North Sea Port District en dus los van projectmatige financiering.

Op de bijeenkomst van de Raad van Bestuur en van de Algemene Vergadering van de BGTS North Sea Port District van 12 juni 2024 staat het eindrapport van EY op de agenda. Van de bestuurders, ook de bestuurders namens de Stad Gent, wordt verwacht om een standpunt in te nemen.

Het rapport stelt enkele scenario’s van governance voor, geeft invulling aan de rol van de secretaris en regioregisseur en biedt zicht op een eerste financieel model hiervoor.

Leden en samenstelling

Wat betreft de leden en stakeholders van de BGTS, hoeven er op vandaag geen nieuwe formele leden worden toegevoegd aan de RvB/ AV. Wanneer er extra partners betrokken dienen te worden, kunnen deze actoren aansluiten in de (demo)werkgroepen of op uitnodiging op de RvB/ AV wanneer dit voor een traject of project ad hoc nodig is. Het Nederlandse Rijk en de Vlaamse Overheid kunnen aansluiten als ad hoc agendalid op de AV. Een aangeduide SPOC bij één van de overheden kan aansluiten als contactpersoon tussen de BGTS en het Nederlandse Rijk/ Vlaamse Overheid. De hogere overheden in België kunnen overigens nog beter betrokken worden. Voor Vlaanderen zitten er kansen in een structureel ambtelijk overleg tussen de secretaris/ regisseur of het dagelijks bestuur. Federaal blijft de gouverneur, met een bijzondere positie, de verbindende persoon.

Governance van een netwerkorganisatie

BGTS NSPD is op dit moment een netwerkorganisatie dat verbindt en informatie, middelen en competenties deelt van individuele organisaties om samen doelstellingen te realiseren die geen van de organisaties afzonderlijk had kunnen doen. Een effectieve en efficiënte governance is nodig om de deelnemende organisaties zich actief te laten engageren. De huidige manier van organiseren (een BGTS) als orgaan om deze elementen op te nemen lijkt hier de vorm die het meest aansluit bij de kenmerken en doelstellingen. Frequente evaluatie van de structuur en processen zullen, samen met de bereidheid om waar nodig kleine of zelfs ingrijpende bijsturingen te doen, essentieel zijn en blijven.

Wat de verder uitgewerkte organisatievorm betreft, worden in het rapport drie scenario’s van governance voorgesteld gaande van een netwerkorganisatie in de enge zin, dat louter samenbrengt en inzet op leren van elkaar, waarbij uitvoering uitsluitend bij partners ligt (scenario 1) tot een uitvoerende organisatie met capaciteit en gecentraliseerde bevoegdheden (scenario 3) en een scenario daartussen (scenario 2).

Het tweede scenario wordt naar voor geschoven als meest geschikte. BGTS NSPD zal deels zelf uitvoeren en deels delegeren/ opvolgen met en naar partners. Door de werkagenda als leidend te nemen binnen de BGTS kan zo per project bekeken worden welke partners aan tafel zitten en wie de leiding neemt. Op basis van de taakstellingsanalyse en de interviews stellen we vast dat een stijgende visibiliteit van het district en de uitdrukkelijke wens van verscheidende partners om de visie om te zetten in uitvoeringskracht een groei naar scenario 2 motiveren. Wat de individuele organisaties goed doen en waar ze individueel in slagen, moet niet naar BGTS. De zaken die samen in de werkagenda worden opgenomen zaken die dermate overkoepelend én grensoverschrijdend zijn kunnen door BGTS zelf opgenomen worden. De werkagenda brengt hier helderheid.

Evolueren naar een derde scenario een (middel)grote organisatie met verschillende projectmedewerkers, is niet aan de orde. Het is daarnaast niet de wens om lokale of provinciale bevoegdheden over te hevelen naar de BGTS.

Concreet betekent dit dat er voor scenario 2 een rol is weggelegd voor een regioregisseur en dat er een dagelijks bestuur wordt geïntroduceerd (bestaande uit regisseur, secretaris, voorzitter en de coördinator Project Gentse Kanaalzone).

Schrappen van overlegstructuren is niet aan de orde. Waar dat al gebeurt en er dubbele zaken besproken worden, is dit niet altijd negatief. De omvang van deze dossiers laten het toe om op meerdere plaatsen aan bod te komen. Tevens moet de regisseur/ secretaris ervoor zorgen dat de agendapunten aansluiten op deze overlegmomenten.

Het rapport stelt ook voor om een verregaande samenwerking met Project Gentse Kanaalzone grondig te bekijken. De gelijklopende doelstellingen zijn hiervoor de hoofdreden. Voorwaarde is echter dat er langs Nederlandse zijde (bij Provincie Zeeland) voldoende capaciteit moet worden verkregen om dit ook langs deze kant van de landsgrens mogelijk te maken.

Financieringsmodel:

We zien op vandaag een minimale financiële bijdrage van de leden. Een indexatie van de werkingsmiddelen is aan de orde (scenario 1). Om naar scenario 2 toe te groeien,  moeten er echter ook extra financiële middelen bijkomen. De kost van een regioregisseur moet als vaste kost worden doorgerekend aan de verschillende leden.

 De concrete stijging van deze bijdragen worden gesimuleerd in een financieel model, hieronder berekend op de huidige verdeelsleutel per partnerbestuur.

Niet in het rapport concreet uitgewerkt is een verkenning van bijkomende potentiële inkomsten via  projectsubsidies, of te bekijken of andere centrale overheden al dan niet mee willen financieren.

Op 13 oktober 2024 vinden de verkiezingen plaats voor de vernieuwing van de gemeenteraden, de stadsdistrictsraden en de provincieraden. De gemeenteraden alsook de uitvoerende organen, behouden hun volledige bevoegdheid tot aan hun vernieuwing na de verkiezingen. Het is echter een algemene regel van behoorlijk bestuur dat ze in het jaar van de verkiezingen de nodige voorzichtigheid in acht nemen.

Daarom moet Stad Gent in het jaar van de verkiezingen tot aan de installatie van de nieuwe raad met de nodige omzichtigheid optreden en in extremis geen beslissingen nemen die het beleid van de nieuwe raad of de toekomstige ontwikkeling van de financiën nodeloos zouden kunnen verstoren.

De principiële goedkeuring van het Adviesrapport met betrekking tot de governance van de BGTS North Sea Port District, inclusief de aanbevelingen met betrekking tot het voorkeursscenario is te verantwoorden aangezien deze principiële goedkeuring kan beschouwd worden als een noodzakelijke voorbereidende stap in de verdere versterking van de werking van de BGTS North Sea Port District waar de Stad Gent deel van uitmaakt. Voorgestelde principiële goedkeuring gebeurt onder het uitdrukkelijke voorbehoud van beschikbare middelen in het nieuwe meerjarenplan 2026-2031 van de Stad Gent.