Nieuwe Gemeentewet, artikel 17
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 31.
Wet van 5 augustus 1992 op het politieambt, artikel 7/1, 1°.
Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, artikelen 63 en 65.
Ministeriële omzendbrief PLP 27 van 4 november 2002 inzake intensifiëring en bevordering van de interzonale samenwerking.
Conform artikel 37 e.v. GDPR en de artikelen 63 en 64 van de wet gegevensbescherming (WGB) is elke politiezone verplicht tot de aanduiding van een Data Protection Officer (DPO). De wetgeving voorziet eveneens in de mogelijkheid dat verschillende politiezones een beroep doen op eenzelfde DPO, op voorwaarde dat de DPO voldoende tijd en ruimte krijgt om op een onafhankelijke manier zijn taken te kunnen uitoefenen. Meer bepaald stelt artikel 144, 1ste lid van de wet tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus (WGP) dat elke politiezone één of meerdere personeelsleden van de politie als functionaris voor gegevensbescherming moet aanwijzen.
In concreto betekent dit dat de uitoefening van de DPO-functie binnen de politiediensten enkel kan waargenomen worden door een personeelslid van de politiediensten, zijnde een lid of leden van het operationeel kader dan wel van het Calog-kader. Dit werd formeel bevestigd door het COC, de toezichthoudende autoriteit voor de politiediensten in het kader van het gegevensbeschermingsrecht. Het advies DD200018 van het COC stelt namelijk:
“Het is dus duidelijk dat, voor wat de GPI betreft, de DPO hetzij een lid van het operationeel kader, hetzij een lid van het CALOG-kader moet zijn. Het is niet toegestaan een functie van DPO over te laten aan een externe dienstverlener (genre consultant, private expert, enz …).”
De ratio legis zit vervat in het feit dat de politiediensten op grote schaal vertrouwelijke en gevoelige informatie verwerken en de DPO bij uitstek diegene is die conform de regels van het politioneel informatiebeheer (WPA), de GDPR, de wet gegevensbescherming en andere toepasselijke regelgeving (bv. cameraregelgeving) advies verleent en hierop toezicht houdt.
Dit doet de DPO door middel van advies en begeleiding (bv. advies aan de politiezone over gegevensbeschermingskwesties, beleid en procedures). Aangezien dit specifiek geënt is op de politionele praktijk(en), is enige kennis van het politielandschap, politionele processen en politioneel informatiebeheer noodzakelijk (bv. politioneel cameratoezicht, ANPR, bestuurlijke handhaving, procedure onrechtstreekse toegang, regelgeving omtrent politionele databanken, veiligheidsverificaties, politionele informatie-uitwisseling, (on)rechtmatige raadplegingen van politionele databanken, GAS4 en GAS5, maar ook regelgeving omtrent databank terrorisme, lokale integrale veiligheidscellen en casusoverleg, enz.).
De specifieke politionele gegevensverwerkingen zijn namelijk vaak gestoeld op specifieke politiewetgeving (bijvoorbeeld de wet op het politieambt, wet gegevensbeschermingswet, ministeriële omzendbrieven specifiek van toepassing op de politie, ...). Daarom beveelt het COC onder andere ook aan dat de DPO van de politie zelf rechtstreeks toegang heeft tot de ANG en andere relevante politionele databanken. Dit is echter alleen maar mogelijk wanneer de DPO een personeelslid is van de politiediensten en eveneens gedekt is onder het wettelijk bepaald beroepsgeheim conform artikel 458 van het strafwetboek en de toepasselijke deontologische regels met betrekking op het beroepsgeheim van toepassing op de politiediensten.
Vervolgens is het bijvoorbeeld bij de adviesverlening rond de opmaak van Data Protection Impact Assessments (DPIA) van belang dat de DPO kennis heeft van de politionele doelstellingen en politiepraktijken waarvoor (persoons)gegevens worden verwerkt. Het is immers van belang om in het licht daarvan een correct, gefundeerd en onderbouwd advies te kunnen uitbrengen en alle (politionele) noodzakelijke aanwezige elementen en toepasselijke regelgevingen in acht te kunnen nemen en een advies niet enkel op te bouwen in het licht van gegevensbescherming en informatieveiligheid, maar eveneens de noodzakelijke overwegingen en toepasselijke raakvlakken in het kader van het straf(proces)recht en politierecht onder de aandacht te brengen (bv. dataretentie bij strafonderzoeken, het geheim van het strafonderzoek, uitlezingen in het kader van telefonie-onderzoeken, informatie-uitwisseling met de bevoegde bestuurlijke overheden, informatie-uitwisseling met inlichtingen – en veiligheidsdiensten,…) .
Eén van de taken van de DPO is samenwerken met de toezichthoudende autoriteit inzake gegevensbescherming of nog fungeren als contactpunt ten aanzien van deze toezichthoudende overheid. Deze toezichthoudende autoriteit, specifiek bevoegd voor de politiediensten is het controleorgaan voor de politionele informatie (COC). Het COC is een collaterale instelling van het federale parlement. Het heeft een brede controle – en toezichtbevoegdheid over de politiediensten en deze bevoegdheid heeft betrekking op alles wat te maken heeft met de informatiehuishouding door en voor de politie. Bijgevolg past het binnen de specifieke taakstelling van de DPO bij de politie om met deze specifieke toezichthouder, bevoegd voor de politiediensten, te kunnen samenwerken. Het recht op gegevensbescherming en de specifieke taakstellingen van een lokale politiezone, waarbij de lokale politie bij uitstek een gegevensverwerkende organisatie is, kan immers in bepaalde gevallen een spanningsveld opleveren.
Gelet op de complexiteit en specificiteit van deze materie in combinatie met de politionele taken, wenst Politiezone Gent een interzonale samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met Politiezone Antwerpen. Een dergelijke samenwerking moet zorgen voor een structurele, betrouwbare en voldoende gespecialiseerde DPO-werking binnen Politiezone Gent en beantwoorden aan alle noden en vereisten inzake de bescherming van persoonsgegevens en dit in een optimale samenwerking met de sleutelfiguren in de meeste relevante diensten van het korps.
Het COC bevestigt de mogelijkheid om de taken van de DPO door meer dan één persoon te laten vervullen (bv. in functie van de grootte van de politiedienst). Op deze manier krijgt een DPO die werkt voor de politiediensten de mogelijkheid om specifieke expertise op te bouwen. Het Data Protection Office van Politiezone Antwerpen is zo georganiseerd dat elke DPO een bepaalde expertise binnen een bepaald domein met betrekking tot gegevensbescherming, specifiek geënt op de politie heeft. Op deze manier krijgt elke DPO van het Data Protection Office de kans om nieuwe ontwikkelingen op het vlak van gegevensbescherming en de aanverwante thema’s met betrekking tot politie op te volgen en in dat kader de nodige expertise op te bouwen en zich hierin verder te verdiepen, door bijvoorbeeld specifieke opleidingen te volgen en om de korpschefs van de politiezones bij te staan in de moeilijke en steeds evoluerende materie inzake gegevensbescherming en informatieveiligheid voor de politiediensten. De DPO’s van het Data Protection Office proberen in hun adviesverlening op deze manier breder te kijken dan alleen het gegevensbeschermingsrecht, maar benaderen in hun adviezen ook de visies vanuit het straf(proces)recht, politierecht, tuchtrecht, camerawetgeving, bestuurlijke handhaving,….
Aangezien de politie op korte tijd razendsnel evolueert op digitaal en technologisch vlak, is specifieke expertise in dit domein eveneens van groot belang. Zo werd er in het verleden expertise opgebouwd omtrent (politioneel) cameratoezicht en nieuwe, innovatieve politionele technologieën (bv. drones, bodycams, ANPR,…), politioneel informatiebeheer – en bevoegdheden (bv. politionele gegevensbanken,…), gegevensverwerkingen in het kader van niet-politionele aangelegenheden (vb. verwerking van persoonsgegevens aangaande personeelsaangelegenheden, niet-politionele communicatie).
De DPO van Politiezone Antwerpen verleent specifiek advies op maat van de politiezone. Gelet op de diverse expertises binnen het Data Protection Office van Politiezone Antwerpen worden, afhankelijk van de inhoud, vragen, dossiers of projecten toegewezen aan de DPO die over de vereiste expertise beschikt. Zo zal een cameraproject bijvoorbeeld worden toegewezen aan de camerajurist of de opmaak van een DPIA met betrekking tot de uitlezing van telefoniegegevens in het kader strafrechtelijke onderzoeken aan de jurist met de expertise inzake strafrecht/politierecht of nog de opmaak van een privacyverklaring voor het personeel aan de specialist DPO met de benodigde expertise m.b.t. communicatie/sensibilisering inzake de materie. Dit gebeurt concreet door de organisatie van wekelijkse teamoverlegmomenten intern het Data Protection Office waarbij binnen de dienst de zone-overschrijdende of interzonale dossiers worden overlopen, overlegd en besproken en er aan kennnisdeling wordt gedaan. Deze werking fungeert m.a.w. tweeërlei: elke aangesloten politiezone heeft een rechtstreeks aanspreekpunt (specialist DPO) die zorgt voor het overzicht van de te vervullen verplichtingen in het kader van het gegevensbeschermingsrecht binnen en op maat van de politiezone en kan tevens een beroep doen op de aanwezige benodigde expertise binnen het Data Protection Office van Politiezone Antwerpen. Door deze manier van werken blijft het kennispeil en de continuïteit van werken gegarandeerd.
Aansluiten op het Data Protection Office van Politiezone Antwerpen is de meest robuuste oplossing om te voldoen aan alle regels en eisen, om bescherming van persoonsgegevens en van de privacy van de inwoners van Gent goed te waarborgen en om snelle en goede adviezen te geven aan de diensten binnen Politiezone Gent.
Deze nieuwe interzonale samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan voor een termijn van drie jaar en kan nog eens voor een periode van drie jaar worden verlengd onder gelijkblijvende voorwaarden. De overeenkomst kan in werking treden op 1 februari 2025 en zal periodiek, doch minstens éénmaal per jaar worden geëvalueerd. De jaarlijkse kostprijs voor deze interzonale samenwerkingsovereenkomst bedraagt 200.000 euro en wordt vanaf 1 januari 2026 jaarlijks geïndexeerd.
De bedragen in deze tabel zijn incl. btw
Dienst* | Politiezone Gent |
||
Budgetplaats | 33000PO |
||
Categorie* | 123-06 |
||
Subsidiecode | |||
2025 | 200.000 EUR |
||
2026 | 205.000 EUR |
||
2027 | 210.125 EUR |
||
2028 | |||
2029 | |||
2030 | |||
2031 | |||
Later | |||
Totaal |
De bedragen in deze tabel zijn incl. btw
Dienst* | |||
Budgetplaats | |||
Categorie* | |||
Subsidiecode | |||
2020 | |||
2021 | |||
2022 | |||
2023 | |||
2024 | |||
2025 | |||
Later | |||
Totaal |
Keurt goed de interzonale samenwerkingsovereenkomst Data Protection Office tussen Politiezone Antwerpen en Politiezone Gent. De overeenkomst wordt gevoegd bij dit besluit en maakt er integraal deel van uit.