Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40 §1.
Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit het bevolkingsregister en uit het vreemdelingenregister
Omzendbrief BB 2011/2 van 1 juli 2011 van de Vlaamse minister van bestuurszaken betreffende de raadpleging
van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden.
Algemene Onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters, gecoördineerde versie van 7 juli 2023.
Artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit het bevolkingsregister en uit het vreemdelingenregister bepaalt dat de gemeentelijke diensten en de diensten die afhankelijk zijn van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) de bevolkingsregisters kunnen raadplegen voor interne doeleinden.
Naast het raadplegen van de registers voor interne doeleinden, kan de stad de bevolkingsregisters ook raadplegen in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen.
De raadpleging en het gebruik van de bevolkingsregisters in het kader van een specifiek
doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen (bijvoorbeeld
om jubilarissen of nieuwe bewoners aan te schrijven), is volgens de omzendbrief BB 2011/2 toegelaten, maar
enkel onder de volgende voorwaarden:
- de raadpleging moet passen in een geregeld beleid van het gemeentebestuur;
- het kan niet het
initiatief zijn van één of meer mandatarissen of personeelsleden;
- elke consultatie van het bevolkingsregister moet passen in de uitvoering van een regelmatige
beslissing;
- de gegevens mogen enkel gebruikt worden om de doelstelling te bereiken die in de
gemeenteraadsbeslissing of in het collegebesluit is aangegeven;
- in geen geval mag een
afzonderlijk lid van het college, een raadslid of een personeelslid deze gegevens op persoonlijke
titel of voor andere doeleinden gebruiken of ze ter beschikking stellen van derden die erom
verzoeken.
Aangezien een doelgroepenbeleid moet passen in een geregeld beleid van de stad, wordt een specifiek doelgroepenbeleid opgemaakt dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de gemeenteraad en dat geldig is gedurende deze legislatuur (2025-2030). Per doeleinde wordt het doel, de algemene doelgroep en de motivatie waarom dat het doel niet op een ander minder pricacygevoelige manier kan bereikt worden, uitvoerig beschreven. In het voorliggend doelgroepenbeleid wordt het bestaande beleid rond het opvragen van persoonsgegeven voor communicatie met sommige bevolkingsgroepen geformaliseerd.
Wanneer na goedkeuring van het doelgroepenbeleid, zou blijken dat er nood is om bijkomende doelgroepen aan te schrijven, zal deze vraag steeds worden voorgelegd ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen en zullen de -door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurde - aanvullingen aan de doelgroepenlijst jaarlijks voor akteneming aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Zo wordt vermeden dat telkens een nieuwe gemeenteraadsbeslissing vereist is.
Daarom wordt aan de gemeenteraad gevraagd om aan het college van burgemeester en schepenen de algemene opdracht te geven om deze aanvullingen aan het doelgroepenbeleid goed te keuren waarbij telkens de voorwaarden vermeld in de omzendbrief BB 2011/2 worden getoetst.
Keurt goed de raadpleging van de bevolkingsregisters, gedurende huidige legislatuur (2025-2030), in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid zoals opgenomen in bijlage.
Geeft opdracht aan het college van burgemeester en schepenen om noodzakelijke aanvullingen aan het doelgroepenbeleid goed te keuren waarbij telkens de voorwaarden in de omzendbrief BB 2011/2 worden getoetst en waarbij jaarlijks deze aanvullingen voor kennisneming aan de gemeenteraad worden voorgelegd.